Sistem kakovosti na UL določajo in vzpostavljajo Pravila o sistemu spremljanja in zagotavljanja kakovosti na Univerzi v Ljubljani (2008) (Pravila). Pravila so skladna z Evropskimi standardi in smernicami kakovosti. Pravila določajo mehanizme kakovosti, proces samoevalvacije, odgovornosti ter predvidevajo ukrepe za izboljšave. V Pravilih je določeno, da so v samoevalvacijo vključena vsa ključna področja (dejavnosti) univerze in njenih članic, kar je razvidno tudi iz strukture poročil o kakovosti. Pravila na UL razumemo kot »poslovnik kakovosti«, kot ga določa NAKVIS. Imajo ključne elemente poslovnika kakovosti glede na definicijo v Merilih za akreditacijo in zunanjo evalvacijo visokošolskih zavodov in študijskih programov.


Spremljanje ter izboljševanje kakovosti in učinkovitosti je razvidno tudi iz Pravil za pripravo programa dela, finančnega načrta in letnega poročila UL (13. 11. 2007, http://intranet.uni-lj.si/poslovno_porocilo.aspx), ki zajemajo pripravo programa dela in celotnega letnega poročila.
V Pravilih so določeni mehanizmi za spremljanje in zagotavljanje kakovosti:


Splošni mehanizmi za spremljanje in zagotavljanje kakovosti obsegajo: načrtovanje in poročanje, zunanje evalvacije in samoevalvacije ter akreditacije. Cikel sledi ustaljenemu mehanizmu »PDCA – Plan, Do, Check, Act« oz. modelu »načrtuj, naredi, preveri, ukrepaj«.
Posebni mehanizmi so usmerjeni na zagotavljanje kakovosti osebja, študentov, študija, pomoči študentom, raziskovalnega in drugega dela. Pri osebju so to odprti razpisi za zasedbo prostih delovnih mest, habilitacije in usposabljanja pedagoških in strokovnih delavcev za kakovostno delo.


Kakovost študija zagotavljamo s postopki za sprejemanje novih ter spreminjanje obstoječih študijskih programov, ki jih načrtujemo še nadgraditi. Za doktorski študij smo razvili sistem kakovosti, ki ima nekatere skupne in nekatere posebne mehanizme zagotavljanja kakovosti.
Iz sistema zagotavljanja kakovosti posebej izpostavljamo sledeče mehanizme:


- Študentske ankete so del rednega letnega spremljanja kakovosti univerze in njenih članic, programov, predmetov in učiteljev. Izvajajo jih vse članice UL. Ankete dajejo povratno informacijo učiteljem, študentom, vodstvom članic in vodstvu univerze.  Namenjene so izboljšanju pogojev za študij in izboljšanju pedagoškega dela. Uporabljajo se kot podlaga za izvedbo habilitacijskih postopkov in pogovorov vodstev članic z zaposlenimi. Potekajo v skladu s Pravilnikom o študentskih anketah, sprejetem na Senatu UL (4.7.2007).
- Služba za mednarodno sodelovanje na UL in ustrezne službe na članicah pospešujejo vključevanje UL in njenih članic v mednarodne povezave na področjih izmenjave študentov in osebja, štipendiranja študentov, privabljanja tujih študentov, priprave in izvajanja skupnih programov in projektov. Mednarodno raziskovalno dejavnost pospešuje tudi služba za evropske programe.
- Univerzitetna priznanja in nagrade za zaposlene, študente in zunanje ugledne strokovnjake podeljuje UL v skladu s Pravilnikom o priznanjih UL in Pravilnikom o Prešernovih nagradah in priznanjih študentom UL. Z njimi UL daje priznanja za odlične znanstvene in študijske dosežke ter spodbuja zaposlene in študente k odličnem delu. Posebna priznanja in nagrade podeljujejo tudi članice UL.

Za kakovost skrbimo z vpisnimi postopki, za kakovost študijskega procesa in pomoč študentom smo uvedli:


- tutorski sistem UL: vključuje študentsko tutorstvo in učiteljsko tutorstvo. Tutorstvo je namenjeno pomoči študentom novincem in zagotavljanju stalnega spremljanja in pomoči študentom od vpisa na UL do diplome. Tutorstvo izboljšuje prehodnost študentov v višje letnike, zaključevanje študija in kakovost pridobljenega znanja;
- karierne centre na UL: nudijo kandidatom za vpis in študentom informacije o študiju, študijskih poteh, študijskih praksah, mednarodnih izmenjavah in možnostih zaposlovanja. Zagotavljajo poglobljeno karierno svetovanje, usposabljajo študente za iskanje dela in načrtovanje kariere, povezujejo študente, članice UL in delodajalce, spremljajo karierne poti diplomantov in podobno. S tem vplivamo na kakovost odločitev za študij, povečujemo uspešnost poteka študijske poti, zaključevanje študija in zaposlovanje diplomantov;
- knjižnično informacijski sistem: sestavlja ga vrsta knjižnic, ki so razmeščene po posameznih članicah, pridruženi članici NUK in CTK ter informacijske točke na posameznih članicah, iz kateri imajo študenti dostop do storitev članic, rektorata in do informacijskih baz, ki jih uporabljajo pri študiju;
- obštudijsko dejavnost UL predstavljajo programi športa, kulture, socialne dejavnosti in dodatnega izobraževanja, ki poteka izven rednih študijskih programov. Njen temeljni namen je obogatiti študij in življenje študentov ter celotne univerze. S tem dopolnjuje študijske programe in prispeva k razvoju kompetenc diplomantov. Obštudijske dejavnosti, ki potekajo v skladu s programi potrjenimi na Senatu UL in ki so ustrezno vodene omogočajo študentom pridobitev do 3 kreditnih točk letno in vpis opravljene dejavnosti v prilogo k diplomi.
Na UL smo v fazi sistemskega uvajanja spremljanja diplomantov, ki bo namenjeno ugotavljanju njihove zaposljivosti, poteku karierne poti takoj po diplomi ter oceni zaključenega študijskega programa. Pri tej oceni nas bo zanimala tudi razlika med pridobljenimi kompetencami in potrebnimi kompetencami na delovnem mestu. Sistem bo služil kot povratna informacija UL in članicam pri vodenju vpisne politike, interesentom pri odločanju za študij in izboljševanju programov. Nekatere članice UL že same izvajajo anketiranje diplomantov ter so ustanovile alumni klube.


Zagotavljanje kakovosti raziskovalnega dela:
(i) financiranega iz slovenskih javnih sredstev poteka v skladu s pravili ARRS, ki vključujejo eksterno recenzijo prijavljenih programov in projektov, poročanje o njihovem izvajanju ter ocenjevanje raziskovalnih dosežkov.
(ii) Kakovost mednarodnih raziskovalnih projektov zagotavljajo financerji (npr. Evropska komisija, European Reasearch Council, European Science Foundation itn.) v skladu z visokimi razpisnimi zahtevami in pogoji ter njihovimi evalvacijskimi postopki.
(iii) Zagotavljanje kakovosti raziskovalnega in razvojnega dela za trg nadzirajo neposredno naročniki.
Zagotavljanje kakovosti dela strokovnih služb je urejeno s predpisi in pogodbami o delu. Izvaja se ocenjevanje zaposlenih, nekatere članice izvajajo letne razgovore z zaposlenimi in podobno. Deloma se spremlja tudi s študentsko anketo.

Uporabna gradiva za članice:

Interni akti, ki urejajo sistem kakovosti UL - povezava

Posveti, konference, delavnice in drugi dogodki - povezava

 

Poročila o kakovosti UL
 Priprava poročila o kakovosti 2011 - NAVODILA za ČLANICE
 Priprava poročila o kakovosti 2010 - NAVODILA za ČLANICE