Časovnica
KDAJ? | KAJ? |
Sredina novembra | Univerzitetna služba za mednarodno sodelovanje (USMS) objavi Javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ za naslednje študijsko leto. Razpis objavi na spletnih straneh Univerze v Ljubljani (UL) in ga posreduje vsem 26 članicam. |
|
|
Druga polovica novembra–konec januarja | Mednarodne službe na članicah UL objavijo Javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi specifičnimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na mobilnost kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. V tem času na članicah UL potekajo tudi informativni dnevi na temo Erasmus+. |
|
|
Konec januarja | Mednarodne službe na članicah UL posredujejo USMS tabelo z izbranimi kandidati za mobilnost z namenom študija v okviru programa Erasmus+ za naslednje študijsko leto. |
|
|
Februar | USMS izbranim kandidatom pošlje elektronsko sporočilo o možnosti prejema dodatka za študente iz socialno šibkejših okolij (poleg osnovne Erasmus+ štipendije in dodatka Javnega sklada) in jih pozove, da ji do predvidoma konca marca po navadni pošti pošljejo veljavno kopijo odločbe Centra za socialno delo (CSD). Po prejemu veljavne odločbe CSD USMS kandidata uvrsti na listo upravičencev. |
|
|
Druga polovica februarja–konec aprila | Obdobje, v katerem članice UL izbrane kandidate nominirajo na članice v tujini. Po nominacijah Erasmus+ partnerjem v tujino le-ti pošljejo bodisi direktno študentu bodisi njegovi matični članici ali pa USMS vse potrebne dokumente in informacije: Letter of Acceptance, navodila za prijavo na tujo članico, informacije o namestitvi … Po prejemu teh dokumentov/informacij je študent dolžan začeti sestavljati Learning agreement (Študijski sporazum), pri čemer mu pomagajo Erasmus+ koordinatorji. Learning agreement (LA) mora imeti izpolnjeno:
Izjema velja za študente, ki bodo v tujini opravljali zaključno delo. Slednji ECTS v tabelah A in B ne potrebujejo oz. je lahko v njihovem LA višina prejetih/priznanih kreditnih točk manjša od 20 ECTS. |
|
|
Konec aprila/začetek maja | USMS izbranim kandidatom na elektronsko pošto pošlje obvestilo, da se bo spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč odprla predvidoma v drugi polovici maja in jih seznani s ključnimi informacijami o spletni prijavi in višini Erasmus+ finančne pomoči. Podrobnejša navodila izbranim kandidatom posreduje ob dejanskem odprtju spletne prijave za Erasmus+ finančno pomoč. |
|
|
Sredina maja | USMS izbranim kandidatom, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »zimski semester/oba semestra/priprava dipl./mag. dela« na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik. Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost. Približno 1 mesec pred dodelitvijo OLS licenc USMS pri izbranih kandidatih preveri, ali držita obdobje mobilnosti in jezik, iz katerega želijo opravljati jezikovno preverjanje. Podatke pridobi iz tabel izbranih kandidatov, ki ji jih posredujejo mednarodne službe iz posameznih članic UL. |
|
|
Druga polovica maja | USMS izbranim kandidatom na elektronsko pošto pošlje sporočilo o odprtju spletne prijave za Erasmus+ finančno pomoč, v katerem jih seznani z vsemi potrebnimi informacijami. |
|
|
Junij | S 1. junijem se začne obdobje upravičenosti za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ in traja do 30. septembra naslednje leto. USMS izbranim kandidatom po elektronski pošti pošlje poziv za oddajo vloge, navodila ter obrazec, ki se nanašajo na status študenta s posebnimi potrebami. Študenti s posebnimi potrebami, ki odhajajo na Erasmus+ mobilnost, lahko zaprosijo za dodatna sredstva zaradi dodatnih stroškov, ki jih bodo imeli v času mobilnosti zaradi posebnih potreb. Vse dodatne stroške je treba konkretno opredeliti in obrazložiti ter predložiti ustrezno dokumentacijo. Izpolnjen in potrjen obrazec je potrebno poslati USMS najkasneje 40 dni pred odhodom na mobilnost. |
|
|
Junij–sredina oktobra | Obdobje, v katerem izbrani kandidati, ki z mobilnostjo začnejo med junijem in oktobrom, izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč. Študenti so dolžni pravočasno pridobiti vse potrebne dokumente, ki jih morajo naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč. To so:
Spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč mora biti popolna najkasneje 10 delovnih dni pred začetkom mobilnosti, saj mora biti Sporazum za Erasmus+ finančno pomoč kreiran pred začetkom mobilnosti, prav tako tudi izplačan 1. obrok Erasmus+ finančne pomoči (80 %). Ko je spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč pravilno izpolnjena in ko so naloženi vsi prej našteti dokumenti, USMS prijavo pregleda (v primeru potrebe po dopolnilih pozove študenta, ki ji je dolžan v najkrajšem možnem času dopolnila tudi posredovati) in kreira Sporazum za Erasmus+ finančno pomoč. Slednjega študent prejme na svoj elektronski naslov, ga skopira v dveh izvodih, podpiše in ga najkasneje v 10 delovnih dneh pred začetkom mobilnosti vrne USMS. Po prejemu dveh podpisanih izvodov Sporazuma za Erasmus+ finančno pomoč USMS poskrbi, da oba izvoda podpiše še rektor UL in študentu izplača 1. obrok Erasmus+ finančne pomoči (80 %). Prav tako študentu pred začetkom mobilnosti na stalni/začasni naslov pošlje naslednje dokumente:
Študenti morajo v najkrajšem možnem času po pričetku mobilnosti USMS posredovati potrdilo o pričetku izmenjave, tj. »Confirmation of Erasmus+ Student Mobility«. 45 dni po začetku mobilnosti študenti na elektronski naslov prejmejo poziv za reševanje Spremljevalnega vprašalnika, v katerem imajo možnost oceniti in opisati dosedanjo izkušnjo na mobilnosti ter navesti dodatne informacije, opažanja, pripombe ali priporočila, ki bi lahko bila koristna študentom, ki želijo oditi na mobilnost. Na ta način pripomorejo k izboljšanju Erasmus+ programa. |
|
|
Prva polovica septembra | V primeru razpoložljivih sredstev USMS objavi Naknadni javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+. Razpis objavi na spletnih straneh UL in ga posreduje vsem 26 članicam. Študenti, ki se prijavijo in so izbrani na naknadnem razpisu, lahko na mobilnost odidejo zgolj v poletnem semestru. |
|
|
Prva polovica septembra–sredina oktobra | Mednarodne službe na članicah UL objavijo Naknadni javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi specifičnimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na mobilnost kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. Mednarodne službe na članicah UL posredujejo USMS tabelo z izbranimi kandidati na naknadnem razpisu za mobilnost z namenom študija v okviru programa Erasmus+ do predvidoma sredine oktobra. |
|
|
Druga polovica septembra | USMS izbranim kandidatom iz prvotnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »poletni semester«, na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik. Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost. |
|
|
Druga polovica oktobra–konec novembra | Obdobje, v katerem članice UL izbrane kandidate na naknadnem razpisu nominirajo na članice v tujini. |
|
|
Prva polovica novembra | USMS izbranim kandidatom iz naknadnega razpisa pošlje elektronsko sporočilo z vsemi potrebnimi informacijami v zvezi s spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč. USMS izbranim kandidatom na naknadnem razpisu pošlje elektronsko sporočilo o možnosti prejema dodatka za študente iz socialno šibkejših okolij (poleg osnovne Erasmus+ štipendije in dodatka Javnega sklada) in jih pozove, da ji do predvidoma konca decembra po navadni pošti pošljejo veljavno odločbo Centra za socialno delo (CSD). Po prejemu veljavne odločbe CSD USMS kandidata uvrsti na listo upravičencev. USMS izbranim kandidatom iz naknadnega razpisa na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik. Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost. USMS izbranim kandidatom po elektronski pošti pošlje poziv za oddajo vloge, navodila ter obrazec, ki se nanašajo na status študenta s posebnimi potrebami. Študenti s posebnimi potrebami, ki odhajajo na Erasmus+ mobilnost, lahko zaprosijo za dodatna sredstva zaradi dodatnih stroškov, ki jih bodo imeli v času mobilnosti zaradi posebnih potreb. Vse dodatne stroške je treba konkretno opredeliti in obrazložiti ter predložiti ustrezno dokumentacijo. Izpolnjen in potrjen obrazec je potrebno poslati USMS najkasneje 40 dni pred odhodom na mobilnost. |
|
|
November–začetek marca | Obdobje, v katerem izbrani kandidati, ki z mobilnostjo začnejo med decembrom in aprilom, izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč. |
|
|
Začetek decembra | V primeru, da je na voljo še dovolj finančnih sredstev, USMS kandidate, ki so odšli na mobilnost v zimskem semestru po elektronski pošti obvesti o možnosti podaljšanja mobilnosti iz enega na oba semestra. Rok za podaljšanje mobilnosti je predvidoma do konca januarja. Študenti za Erasmus+ finančno pomoč za čas podaljšanja zaprosijo tako, da v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč naložijo vso potrebno dokumentacijo, in sicer:
Ko je spletna prijava za podaljšanje pravilno izpolnjena in ko so naloženi vsi prej našteti dokumenti, USMS prijavo pregleda (v primeru potrebe po dopolnilih pozove študenta, ki ji je dolžan v najkrajšem možnem času dopolnila tudi posredovati) in kreira Dodatek k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč. Slednjega študent prejme na svoj elektronski naslov, ga skopira v dveh izvodih, podpiše in vrne USMS. Po prejemu dveh podpisanih izvodov Dodatka k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč USMS poskrbi, da oba izvoda podpiše še rektor UL in študentu izplača 80 % Erasmus+ finančne pomoči, odobrene pri podaljšanju. Poleg tega študentu pošlje nazaj en izvod Dodatka k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč, podpisanega s strani študenta in rektorja UL. |
|
|
Sredina decembra | USMS študentom iz prvotnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »zimski semester/priprava dipl./mag. dela v zimskem semestru«, na elektronsko pošto pošlje natančne informacije o poročanju po končani Erasmus+ mobilnosti in jih obvesti, katere dokumente je potrebno naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da se lahko izplača 2. obrok Erasmus+ finančne pomoči. |
|
|
Sredina decembra–začetek aprila | Obdobje, ko študenti, ki so mobilnost opravljali v zimskem semestru, v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč nalagajo potrebne zaključne dokumente. To so:
Rok za oddajo potrebne dokumentacije je 30 dni po končani mobilnosti, tj. datumu, ki je zapisan tudi v Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč. V izjemnih primerih, ko krivda, da študent še nima vse potrebne dokumentacije v 30 dneh po končani mobilnosti, ni na njegovi strani, se lahko rok za poročanje v dogovoru z USMS izjemoma podaljša. USMS študentu izplača 2. obrok štipendije v približno 1 tednu po tem, ko je v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč oddana vsa potrebna dokumentacija. 2. obrok štipendije se obračuna glede na datume navedene na potrdilu o trajanju, tj. na »Confirmation of Erasmus+ Student Mobility«. |
|
|
April | USMS študentom iz prvotnega in naknadnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »poletni semester/oba semestra/priprava dipl./mag dela v poletnem semestru«, na elektronsko pošto pošlje sporočilo o poročanju po končani Erasmus+ mobilnosti in jih obvesti, katere dokumente je potrebno naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da se lahko izplača 2. obrok Erasmus+ finančne pomoči. |
|
|
Maj–konec oktobra | Obdobje, ko študenti, ki so mobilnost opravljali v poletnem semestru oz. v obeh semestrih, v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč nalagajo potrebne dokumente. |