KDAJ?

KAJ?                            

Sredina novembra

Univerzitetna služba za mednarodno sodelovanje (USMS) objavi Javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ za naslednje študijsko leto. Razpis objavi na spletnih straneh Univerze v Ljubljani (UL) in ga posreduje vsem 26 članicam.

 

 

Druga polovica novembra–konec januarja

Mednarodne službe na članicah UL objavijo Javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi specifičnimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na mobilnost kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. 

V tem času na članicah UL potekajo tudi informativni dnevi na temo Erasmus+.

 

 

Konec januarja

Mednarodne službe na članicah UL posredujejo USMS tabelo z izbranimi kandidati za mobilnost z namenom študija v okviru programa Erasmus+ za naslednje študijsko leto.

 

 

Februar

USMS izbranim kandidatom pošlje elektronsko sporočilo o možnosti prejema dodatka za študente iz socialno šibkejših okolij (poleg osnovne Erasmus+ štipendije in dodatka Javnega sklada) in jih pozove, da ji do predvidoma konca marca po navadni pošti pošljejo veljavno kopijo odločbe Centra za socialno delo (CSD). Po prejemu veljavne odločbe CSD USMS kandidata uvrsti na listo upravičencev.

 

 

Druga polovica februarja–konec aprila

Obdobje, v katerem članice UL izbrane kandidate nominirajo na članice v tujini.
(I.)

Po nominacijah Erasmus+ partnerjem v tujino le-ti pošljejo bodisi direktno študentu bodisi njegovi matični članici ali pa USMS vse potrebne dokumente in informacije: Letter of Acceptance, navodila za prijavo na tujo članico, informacije o namestitvi … Po prejemu teh dokumentov/informacij je študent dolžan začeti sestavljati Learning agreement (Študijski sporazum), pri čemer mu pomagajo Erasmus+ koordinatorji.

Learning agreement (LA) mora imeti izpolnjeno:

  • tabelo A: tu se vpišejo predmeti, ki jih bo študent opravljal v tujini + kreditne točke v višini najmanj 20 ECTS, če gre študent na izmenjavo za 1 semester ali v višini najmanj 40 ECTS, če gre študent na izmenjavo za 2 semestra in
  • tabelo B: tu se vpišejo predmeti, ki jih bo študent dobil priznane doma + kreditne točke v višini najmanj 20 ECTS, če gre študent na izmenjavo za 1 semester ali v višini najmanj 40 ECTS, če gre študent na izmenjavo za 2 semestra.

Izjema velja za študente, ki bodo v tujini opravljali zaključno delo. Slednji ECTS v tabelah A in B ne potrebujejo oz. je lahko v njihovem LA višina prejetih/priznanih kreditnih točk manjša od 20 ECTS.

 

 

Konec aprila/začetek maja

USMS izbranim kandidatom na elektronsko pošto pošlje obvestilo, da se bo spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč odprla predvidoma v drugi polovici maja in jih seznani s ključnimi informacijami o spletni prijavi in višini Erasmus+ finančne pomoči. Podrobnejša navodila izbranim kandidatom posreduje ob dejanskem odprtju spletne prijave za Erasmus+ finančno pomoč.

 

 

Sredina maja

USMS izbranim kandidatom, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »zimski semester/oba semestra/priprava dipl./mag. dela« na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik.  

Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost. 

Približno 1 mesec pred dodelitvijo OLS licenc USMS pri izbranih kandidatih preveri, ali držita obdobje mobilnosti in jezik, iz katerega želijo opravljati jezikovno preverjanje. Podatke pridobi iz tabel izbranih kandidatov, ki ji jih posredujejo mednarodne službe iz posameznih članic UL.

 

 

Druga polovica maja

USMS izbranim kandidatom na elektronsko pošto pošlje sporočilo o odprtju spletne prijave za Erasmus+ finančno pomoč, v katerem jih seznani z vsemi potrebnimi informacijami.

 

 

Junij

S 1. junijem se začne obdobje upravičenosti za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ in traja do 30. septembra naslednje leto. 

USMS izbranim kandidatom po elektronski pošti pošlje poziv za oddajo vloge, navodila ter obrazec, ki se nanašajo na status študenta s posebnimi potrebami. Študenti s posebnimi potrebami, ki odhajajo na Erasmus+ mobilnost, lahko zaprosijo za dodatna sredstva zaradi dodatnih stroškov, ki jih bodo imeli v času mobilnosti zaradi posebnih potreb. Vse dodatne stroške je treba konkretno opredeliti in obrazložiti ter predložiti ustrezno dokumentacijo. Izpolnjen in potrjen obrazec je potrebno poslati USMS najkasneje 40 dni pred odhodom na mobilnost.

 

 

Junij–sredina oktobra

Obdobje, v katerem izbrani kandidati, ki z mobilnostjo začnejo med junijem in oktobrom, izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč.
(II.)

Študenti so dolžni pravočasno pridobiti vse potrebne dokumente, ki jih morajo naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč. To so:

  1. Letter of Acceptance ali potrjen Learning agreement (Študijski sporazum), podpisan s strani študenta ter domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja.
  2. Learning agreement (Študijski sporazum), podpisan s strani študenta ter domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja. V izjemnih primerih, ko študent ne uspe pravočasno pridobiti podpisa tujega Erasmus+ koordinatorja na Learning agreementu (LA), lahko izjemoma naloži LA samo s svojim podpisom in podpisom domačega Erasmus+ koordinatorja, pri čemer poleg Sporazuma za Erasmus+ finančno pomoč prejme še Sklep rektorja, ki ga zavezuje, da USMS v 15 dneh po začetku mobilnosti po elektronski pošti pošlje v celoti podpisan LA.
  3. Slika bančne kartice z razvidnim TRR.
  4. Potrdilo o vpisu v tekoče študijsko leto, tj. študijsko leto, v katerem se odpravlja mobilnost.
    V primeru, da študent potrdila o vpisu v tekoče študijsko leto iz upravičenih razlogov še nima, lahko naloži enega izmed naslednjih dokumentov:
    a)       potrdilo matične fakultete o izpolnjevanju pogojev za vpis v tekoče študijsko leto ALI
    b)      staro potrdilo o vpisu oz. potrdilo o opravljenih obveznostih s pripisom matične fakultete o izpolnjevanju pogojev za vpis v tekoče študijsko leto ALI
    c)       staro potrdilo o vpisu in podpisano izjavo, v kateri se študent zaveže, da bo potrdilo o vpisu v tekoče študijsko leto USMS posredoval v najkrajšem času oz. do roka, ki ga določi USMS (velja predvsem za študente, ki prehajajo na višjo stopnjo študija).
  5. Rezultat 1. testa spletnega jezikovnega preverjanja OLS (Online Linguistic Support).
  6. *V primeru upravičenosti do dodatka za študente iz socialno šibkejših okolij tudi veljavna odločba CSD.

Spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč mora biti popolna najkasneje 10 delovnih dni pred začetkom mobilnosti, saj mora biti Sporazum za Erasmus+ finančno pomoč kreiran pred začetkom mobilnosti, prav tako tudi izplačan 1. obrok Erasmus+ finančne pomoči (80 %). 

Ko je spletna prijava za Erasmus+ finančno pomoč pravilno izpolnjena in ko so naloženi vsi prej našteti dokumenti, USMS prijavo pregleda (v primeru potrebe po dopolnilih pozove študenta, ki ji je dolžan v najkrajšem možnem času dopolnila tudi posredovati) in kreira Sporazum za Erasmus+ finančno pomoč. Slednjega študent prejme na svoj elektronski naslov, ga skopira v dveh izvodih, podpiše in ga najkasneje v 10 delovnih dneh pred začetkom mobilnosti vrne USMS. Po prejemu dveh podpisanih izvodov Sporazuma za Erasmus+ finančno pomoč USMS poskrbi, da oba izvoda podpiše še rektor UL in študentu izplača 1. obrok Erasmus+ finančne pomoči (80 %). Prav tako študentu pred začetkom mobilnosti na stalni/začasni naslov pošlje naslednje dokumente:

  1. En izvod Sporazuma za Erasmus+ finančno pomoč, podpisanega s strani študenta in rektorja UL.
  2. Obrazec »Confirmation of Erasmus+ Student Mobility«.
  3. Garantno pismo.
  4. Erasmus+ študentsko listino, kjer so opisane pravice in dolžnosti Erasmus+ študenta ter informacije o tem, kaj lahko Erasmus+ študent pričakuje od domače in tuje institucije pred/med/po mobilnosti.
  5. *Sklep rektorja, v kolikor LA pred začetkom mobilnosti ni bil podpisan s strani tujega Erasmus+ koordinatorja. 

Študenti morajo v najkrajšem možnem času po pričetku mobilnosti USMS posredovati potrdilo o pričetku izmenjave, tj. »Confirmation of Erasmus+ Student Mobility«. 

45 dni po začetku mobilnosti študenti na elektronski naslov prejmejo poziv za reševanje Spremljevalnega vprašalnika, v katerem imajo možnost oceniti in opisati dosedanjo izkušnjo na mobilnosti ter navesti dodatne informacije, opažanja, pripombe ali priporočila, ki bi lahko bila koristna študentom, ki želijo oditi na mobilnost. Na ta način pripomorejo k izboljšanju Erasmus+ programa.

 

 

Prva polovica septembra

V primeru razpoložljivih sredstev USMS objavi Naknadni javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+. Razpis objavi na spletnih straneh UL in ga posreduje vsem 26 članicam. 

Študenti, ki se prijavijo in so izbrani na naknadnem razpisu, lahko na mobilnost odidejo zgolj v poletnem semestru.

 

 

Prva polovica septembra–sredina oktobra

Mednarodne službe na članicah UL objavijo Naknadni javni razpis za zbiranje kandidatov za mobilnost študentov z namenom študija v okviru programa Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi specifičnimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na mobilnost kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. 

Mednarodne službe na članicah UL posredujejo USMS tabelo z izbranimi kandidati na naknadnem razpisu za mobilnost z namenom študija v okviru programa Erasmus+  do predvidoma sredine oktobra.

 

 

Druga polovica septembra

USMS izbranim kandidatom iz prvotnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »poletni semester«, na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik. 

Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost.

 

 

Druga polovica oktobra–konec novembra

Obdobje, v katerem članice UL izbrane kandidate na naknadnem razpisu nominirajo na članice v tujini. 
Za več informacij glej točko (I.).

 

 

Prva polovica novembra

USMS izbranim kandidatom iz naknadnega razpisa pošlje elektronsko sporočilo z vsemi potrebnimi informacijami v zvezi s spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč.  

USMS izbranim kandidatom na naknadnem razpisu pošlje elektronsko sporočilo o možnosti prejema dodatka za študente iz socialno šibkejših okolij (poleg osnovne Erasmus+ štipendije in dodatka Javnega sklada) in jih pozove, da ji do predvidoma konca decembra po navadni pošti pošljejo veljavno odločbo Centra za socialno delo (CSD). Po prejemu veljavne odločbe CSD USMS kandidata uvrsti na listo upravičencev. 

USMS izbranim kandidatom iz naknadnega razpisa na elektronsko pošto pošlje sporočilo o dodelitvi OLS licence za spletno preverjanje jezika in jim dodelili licenco za izbrani jezik. Povabilo za reševanje OLS testa študenti prejmejo direktno s strani OLS. OLS test je potrebno rešiti najkasneje v 3 mesecih, vsekakor pa pred odhodom na mobilnost. 

USMS izbranim kandidatom po elektronski pošti pošlje poziv za oddajo vloge, navodila ter obrazec, ki se nanašajo na status študenta s posebnimi potrebami. Študenti s posebnimi potrebami, ki odhajajo na Erasmus+ mobilnost, lahko zaprosijo za dodatna sredstva zaradi dodatnih stroškov, ki jih bodo imeli v času mobilnosti zaradi posebnih potreb. Vse dodatne stroške je treba konkretno opredeliti in obrazložiti ter predložiti ustrezno dokumentacijo. Izpolnjen in potrjen obrazec je potrebno poslati USMS najkasneje 40 dni pred odhodom na mobilnost.

 

 

November–začetek marca

Obdobje, v katerem izbrani kandidati, ki z mobilnostjo začnejo med decembrom in aprilom, izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč.
Za več informacij glej točko (II.).

 

 

Začetek decembra

V primeru, da je na voljo še dovolj finančnih sredstev, USMS kandidate, ki so odšli na mobilnost v zimskem semestru po elektronski pošti obvesti o možnosti podaljšanja mobilnosti iz enega na oba semestra. 

Rok za podaljšanje mobilnosti je predvidoma do konca januarja. Študenti za Erasmus+ finančno pomoč za čas podaljšanja zaprosijo tako, da v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč naložijo vso potrebno dokumentacijo, in sicer:

  1. prošnjo, v kateri obrazložijo, zakaj želijo mobilnost podaljšati, in do katerega datuma (ni predpisane oblike, zadostuje prosti tekst);
  2. strinjanje domačega Erasmus+ koordinatorja (zadostuje tudi e-sporočilo);
  3. strinjanje tujega Erasmus+ koordinatorja (zadostuje tudi e-sporočilo);
  4. nov Learning agreement (Študijski sporazum) za drugi semester, obvezno podpisan s strani študenta, domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja. Tudi v drugem semestru je potrebno v tujini pridobiti vsaj za 20 ECTS obveznosti, ki bodo priznane na domači fakulteti. V primeru, da je že v prvotnem LA študent imel v tabelah A in B več kot 20 ECTS, v drugem LA v tabelah A in B zadostuje zgolj razlika kreditnih točko do 40 ECTS ali več.

Ko je spletna prijava za podaljšanje pravilno izpolnjena in ko so naloženi vsi prej našteti dokumenti, USMS prijavo pregleda (v primeru potrebe po dopolnilih pozove študenta, ki ji je dolžan v najkrajšem možnem času dopolnila tudi posredovati) in kreira Dodatek k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč. Slednjega študent prejme na svoj elektronski naslov, ga skopira v dveh izvodih, podpiše in vrne USMS. Po prejemu dveh podpisanih izvodov Dodatka k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč USMS poskrbi, da oba izvoda podpiše še rektor UL in študentu izplača 80 % Erasmus+ finančne pomoči, odobrene pri podaljšanju. Poleg tega študentu pošlje nazaj en izvod Dodatka k Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč, podpisanega s strani študenta in rektorja UL.

 

 

Sredina decembra

USMS študentom iz prvotnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »zimski semester/priprava dipl./mag. dela v zimskem semestru«, na elektronsko pošto pošlje natančne informacije o poročanju po končani Erasmus+ mobilnosti in jih obvesti, katere dokumente je potrebno naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da se lahko izplača 2. obrok Erasmus+ finančne pomoči.

 

 

Sredina decembra–začetek aprila

Obdobje, ko študenti, ki so mobilnost opravljali v zimskem semestru, v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč nalagajo potrebne zaključne dokumente.
(III.)

To so:

  1. Končni vprašalnik Evropske komisije, tj. »Participant Report Form«, ki se za reševanje aktivira 1 dan po končnem datumu mobilnosti, tj. datumu, ki je zapisan tudi v Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč. V primeru, da študent v tem vprašalniku pod točko 5.10 označi, da je postopek priznavanja še v teku, se mu 45 dni po 1. vprašalniku za reševanje aktivira še 2. vprašalnik Evropske komisije, tj. »Survey on Recognition«, ki ga je prav tako potrebno naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč.
  2. Confirmation of Erasmus+ Student Mobility, tj. potrdilo z začetnim in končnim datumom izmenjave.
  3. Rezultat 2. testa spletnega jezikovnega preverjanja OLS (Online Linguistic Support). Poziv za reševanje 2. testa spletnega jezikovnega preverjanja OLS študent prejme na svoj elektronski naslov dva tedna pred predvidenim koncem izmenjave. Test je obvezen; izjema velja le za tiste študente, ki so že pri 1. testu spletnega jezikovnega preverjanja OLS prejeli najvišjo oceno (C2), tako da se polje v spletni prijavi za Erasmus+ finančno pomoč, namenjeno tej datoteki, pusti prazno.
  4. Transcript of Records, tj. potrdilo o izpitih z ocenami in kreditnimi točkami, ki jih študent opravi na mobilnosti in ga izda gostujoča institucija. V primeru, da gostujoča institucija ne izdaja Transcript of Records, zadošča izpolnjen in podpisan LA After the mobility.
    ALI
    Vsebinsko poročilo o opravljenem delu za tiste, ki so med mobilnostjo pripravljali zaključno delo in za to niso prejeli kreditnih točk.
    Poročilo mora biti podpisano tako s strani študenta kot tudi s strani domačega mentorja. V kolikor je imel študent mentorja tudi v tujini, mora poročilo podpisati tudi slednji.
  5. *Obrazložitev v primeru, če študent ne doseže minimuma zahtevanih kreditnih točk, v kateri študent pojasni, zakaj je do tega prišlo. Obrazložitev mora biti podpisana tako s strani študenta kot tudi s strani domačega Erasmus+ koordinatorja. Minimum je doseženih in priznanih 20 ECTS v enem semestru oz. doseženih in priznanih 40 ECTS v dveh semestrih.
  6. Zadnja, končna različica Learning Agreementa, podpisana s strani študenta in s strani obeh Erasmus+ koordinatorjev, domačega in tujega. To je LA Before the mobility ali pa LA During the mobility, v kolikor je tekom mobilnosti prišlo do sprememb v LA.
  7. Potrdilo o priznanih obveznostih, ki ga na podlagi Transcipt of Records/LA After the mobility izda domača institucija. V primeru, da domača institucija ne izdaja Potrdila o priznanih obveznostih, zadošča izpolnjen in podpisan LA After the mobility. Tisti študenti, ki so v tujini pripravljali zaključno delo in za to niso prejeli kreditnih točk, Potrdila o priznanih obveznosti ne potrebujejo, zato polje v spletni prijavi za Erasmus+ finančno pomoč, namenjeno tej datoteki, pustijo prazno. 

Rok za oddajo potrebne dokumentacije je 30 dni po končani mobilnosti, tj. datumu, ki je zapisan tudi v Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč. V izjemnih primerih, ko krivda, da študent še nima vse potrebne dokumentacije v 30 dneh po končani mobilnosti, ni na njegovi strani, se lahko rok za poročanje v dogovoru z USMS izjemoma podaljša. 

USMS študentu izplača 2. obrok štipendije v približno 1 tednu po tem, ko je v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč oddana vsa potrebna dokumentacija. 2. obrok štipendije se obračuna glede na datume navedene na potrdilu o trajanju, tj. na »Confirmation of Erasmus+ Student Mobility«.

 

 

April

USMS študentom iz prvotnega in naknadnega razpisa, ki imajo kot tip mobilnosti izbran »poletni semester/oba semestra/priprava dipl./mag dela v poletnem semestru«, na elektronsko pošto pošlje sporočilo o poročanju po končani Erasmus+ mobilnosti in jih obvesti, katere dokumente je potrebno naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da se lahko izplača 2. obrok Erasmus+ finančne pomoči.

 

 

Maj–konec oktobra

Obdobje, ko študenti, ki so mobilnost opravljali v poletnem semestru oz. v obeh semestrih, v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč nalagajo potrebne dokumente.
Za več informacij glej točko (III.).