PRED IZMENJAVO

Kaj je Erasmus+?
Erasmus+ je program EU za sodelovanje na področju izobraževanja, usposabljanja, mladine in športa. Namenjen je izboljšanju spretnosti in zaposljivosti mladine ter posodobitvi izobraževanja, usposabljanja in mladinskega dela.

Zakaj naj odidem na mobilnost v okviru programa Erasmus+?
Program Erasmus+ študentu omogoča, da del študijskih obveznosti na kateri koli stopnji študija (vključujoč pripravo diplomskih, magistrskih ali doktorskih nalog, a izključujoč raziskovalno delo, ki ni neposredna študijska obveznost) namesto na matični instituciji opravi na partnerski instituciji v tujini. Partnerske institucije so tiste institucije, s katerimi ima matična univerza/članica študenta podpisan medinstitucionalni sporazum o izmenjavi študentov v določenem študijskem letu.

Za koliko časa lahko odidem na izmenjavo in prakso v okviru programa Erasmus+?
Obdobje mobilnosti z namenom študija v tujini je omejeno od najmanj 3 mesece (90 dni) do največ 12 mesecev (360 dni) na vsaki stopnji. Obdobje mobilnosti z namenom praktičnega usposabljanja v tujini je omejeno od najmanj 2 mesecev (60 dni) do največ 12 mesecev (360 dni) na vsaki stopnji. Izjema so enoviti študijski programi, kjer študijske mobilnosti in praktična usposabljanja lahko skupaj trajajo 24 mesecev (720 dni).

Kdaj lahko odidem na Erasmus+ izmenjavo?
Na prvi stopnji študija gre lahko študent na Erasmus+ izmenjavo od drugega letnika dalje (pogoj je torej uspešno opravljen 1. letnik 1. stopnje). Na drugi in tretji stopnji študija ni omejitve. 

V katere države lahko odidem na Erasmus+ izmenjavo?
Sodelujoče države v programu Erasmus+ so vse članice Evropske unije, Islandija, Liechtenstein, Norveška, Severna Makedonija, Srbija in Turčija.

V katerih državah ne morem opravljati Erasmus+ izmenjave?
V državi univerze pošiljateljice (Slovenija), v državi, v kateri med študijem prebivate, v državi svojega stalnega bivališča in v državi, katere državljani ste.

Ali se lahko hkrati prijavim na Erasmus+ izmenjavo in prakso?
Lahko, vendar se v tem primeru prijavljate na dva različna razpisa, zaradi česar boste morali prijavo in dokumentacijo oddati dvakrat.

Ali lahko Erasmus+ izmenjavo in prakso opravljam istočasno?
Ne, Erasmus+ izmenjava in praksa se datumsko ne smeta prekrivati. Lahko ju sicer opravljate v istem študijskem letu, vendar eno za drugo, ne pa hkrati.

Ali se lahko odpravim na Erasmus+ izmenjavo/prakso, če ponavljam letnik?
Eden od pogojev za Erasmus+ izmenjavo ali prakso je aktiven status študenta, tako da vam ponavljanje načeloma ne ogrozi možnosti izmenjave ali prakse. Se pa to pravilo od članice do članice razlikuje, tako da se morate za več informacij obrniti na vašo matično fakulteto, ki vam bo povedala, ali se med ponavljanjem letnika lahko odpravite na Erasmus+ izmenjavo oz. prakso.

Ali lahko na Erasmus+ izmenjavo odidem čez poletje?
Načeloma je večina institucij, ki sodelujejo v programu Erasmus+, čez poletje zaprtih in potemtakem pri njih ni možno opravljati mobilnosti. Če pa bi vseeno želeli opravljati izmenjavo čez poletje, nam morate vnaprej poslati dokazilo, v katerem bo jasno navedeno, da vas tuja institucija v tem času lahko sprejme in vam omogoči mobilnost.

Ali Erasmus+ izmenjavo ali prakso lahko naknadno odpovem?
Lahko. Če se odločite, da na Erasmus+ izmenjavo ali prakso ne boste odšli, pošljite elektronsko pošto z obvestilom o odstopu od izmenjave, skupaj z obrazložitvijo, svojemu koordinatorju na domači fakulteti, Službi za mednarodno sodelovanje UL ter tuji instituciji.

Koliko kreditnih točk moram med Erasmus+ izmenjavo pridobiti v tujini in koliko mi jih morajo priznati na domači instituciji?
Minimalno število kreditnih točk, ki jih mora študent UL med izmenjavo v tujini pridobiti IN bodo na matični instituciji priznane, znaša za en semester 20 ECTS, za dva semestra 40 ECTS. 

Na domači instituciji sem opravil že večino obveznosti. Rad bi odšel na Erasmus+ izmenjavo, vendar ne bom zadostil kriteriju, ki določa, da moram v tujini prejeti in doma dobiti priznanih vsaj 20 ECTS na semester. Ali lahko kljub temu odidem na izmenjavo?
Lahko, vendar če boste na izmenjavi pridobili in doma dobili priznanih manj kot 20 ECTS na semester, lahko prosite za Erasmus+ finančno pomoč za največ 3 mesece. 

Na Erasmus+ izmenjavo se odpravljam z namenom priprave zaključnega dela in za to v tujini ne bom prejel kreditnih točk, ravno tako mi jih ne bodo priznali doma. Kako je v tem primeru s financiranjem moje izmenjave?
Študenti, ki bodo v tujini pripravljali zaključno delo in za to v tujini ne bodo prejeli ECTS oz. jih bodo prejeli manj kot 20, lahko prosijo za Erasmus+ finančno pomoč za največ 3 mesece. 

Na Erasmus+ izmenjavo se odpravljam z namenom priprave zaključnega dela in bom za to v tujini prejel ter doma dobil priznanih 20 ECTS oz. celo več. Kako je v tem primeru s financiranjem moje izmenjave?
Študenti, ki bodo v tujini pripravljali zaključno delo in bodo za to v tujini prejeli in doma dobili priznanih 20 ECTS ali več, lahko prosijo za Erasmus+ finančno pomoč do 5 mesecev, in niso omejeni samo na 3 mesece financiranja.

Rad bi odšel na izmenjavo, zato me zanima, do katerih sredstev sem upravičen kot Erasmus+ študent?
Vsak študent, ki odide na izmenjavo, lahko prejme osnovno Erasmus+ dotacijo, poleg tega pa ima možnost prejeti še dva dodatka, če izpolnjuje pogoje, in sicer sta to:

  • dodatek Javnega sklada,
  • spodbuda za študente iz socialno šibkejših okolij.

Kdo je lahko upravičen do dodatka Javnega sklada?
Vsi študenti, ki so državljani Republike Slovenije s prebivališčem v Republiki Sloveniji ali imajo katerega od drugih statusov, opredeljenih v 12. členu ZŠtip-1 ter so bili pred dopolnjenim 27. letom prvič vpisani v program višješolskega ali visokošolskega izobraževanja prve ali druge stopnje, v okviru katerega se prijavljajo za pridobitev sredstev za mobilnost v tujini in niso poslovodne osebe gospodarskih družb ali direktorji zasebnega zavoda, so v času Erasmus+ mobilnosti upravičeni do dodatka Javnega sklada za razvoj kadrov in štipendije.

Sem redni študent na eni izmed članic Univerze v Ljubljani, vendar nimam slovenskega državljanstva. Ali sem upravičen do dodatka Javnega sklada?
Do dodatka Javnega sklada ste lahko upravičeni, v kolikor izpolnjujete enega izmed naslednjih pogojev:

  1. Če ste državljan druge članice Evropske Unije, nam morate poslati dokazilo, da v Republiki Sloveniji bivate neprekinjeno vsaj 5 let neposredno pred odhodom na izmenjavo, v okviru katere uveljavljate štipendijo. Dokazilo lahko pridobite na Upravni enoti.

    ALI
     
  2. Če ste državljan tretje države, nam morate poslati dokazilo, da ste pridobili status rezidenta za daljši čas.

Sem študent tretje stopnje. Ali sem upravičen do dodatka Javnega sklada?
Ne, skladno z Zakonom o štipendiranju RS (Z-štp-1) do sredstev iz Razpisa Javnega sklada RS za razvoj kadrov in štipendij niste upravičeni.

Kako vem, da sem upravičen do spodbude za študente iz socialno šibkejših okolij?
Do te spodbude ste upravičeni tisti študenti UL, ki ste bili izbrani na razpisu za študijsko izmenjavo/prakso v okviru programa Erasmus+ in prejemate vi ali član vašega skupnega gospodinjstva, enega izmed socialnih transferjev Centra za socialno delo (CSD). To so: državna štipendija, denarna socialna pomoč, varstveni dodatek, otroški dodatek ali dodatek za velike družine. V kolikor se odločba CSD ne glasi na vaše ime, je potrebno predložiti tudi potrdilo iz gospodinjske evidence, ki dokazuje, da živite v skupnem gospodinjstvu z osebo, ki je upravičena do ene izmed socialnih pravic. Omenjeno potrdilo pridobite na Upravni enoti.

Rad bi zaprosil za spodbudo za študente iz socialno šibkejših okolij, vendar mi je državna štipendija v študijskem letu, za katerega vam moram poslati veljavno odločbo CSD, mirovala. Ali sem v tem primeru lahko upravičen do omenjenega dodatka?
V tem primeru nam lahko pošljete odločbo CSD za tisto študijsko leto, v katerem je navedeno, da vam štipendija miruje ali pa kopijo potrdila o oddani vlogi za nadaljnje prejemanje državne štipendije. Samo tako vas bomo lahko uvrstili na listo upravičencev. Ko bo vloga rešena, nam veljavno odločbo takoj pošljite oz. sporočite, če bo vloga zavrnjena. V primeru, da rešene odločbe ne boste prejeli pred začetkom mobilnosti, vam bomo spodbudo izplačali na podlagi odločbe, ki je v mirovanju ali na podlagi potrdila o oddani vlogi za nadaljnje prejemanje državne štipendije ter vaše izjave, v kateri boste navedli, da se zavedate, da boste morali vrniti prejeta sredstva, če nam ne boste naknadno posredovali veljavne odločbe oz. če bo le-ta zavrnjena. Izjavo skupaj z odločbo v mirovanju ali skupaj s potrdilom o oddani vlogi v enem PDF-u naložite v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč.

Sem redni študent na eni izmed članic Univerze v Ljubljani, vendar nimam slovenskega državljanstva. Ali sem upravičen do spodbude za študente iz socialno šibkejših okolij?
Do spodbude za študente iz socialno šibkejših okolij ste lahko upravičeni, če nam posredujete ustrezne dokumente, s katerimi dokažete, da prihajate iz socialno šibkejših okolij. Iz poslanih dokumentov morajo biti razvidni prihodki vseh vaših družinskih članov v preteklem koledarskem letu. Dokumente nam morate poslati v izvirnem jeziku, poleg tega pa morajo biti prevedeni tudi v slovenščino ali angleščino. Če imate šolajoče brate in sestre, morate poslati njihova potrdila o šolanju; v kolikor so polnoletni, pa tudi dokazilo o njihovih prihodkih. Če prihodkov niso imeli, zadostuje njihova podpisana izjava, v kateri navedejo, da prihodkov v preteklem letu niso imeli.

Ali sem kot prejemnik kadrovske in/ali Zoisove štipendije upravičen do Erasmus+ finančne pomoči in dodatkov?
Ste, saj kadrovsko in/ali Zoisovo štipendijo prejemate redno za svoj študij in nista vezani na odhod v tujino.

Kje lahko zaprosim za Erasmus+ finančno pomoč?
Za Erasmus+ finančno pomoč ter morebitne dodatke morate zaprositi preko spletne prijave na VIS UL.

Kdaj in kje je objavljen razpis za Erasmus+ izmenjavo?
Razpis objavi Služba za mednarodno sodelovanje UL predvidoma meseca novembra za naslednje študijsko leto na svoji spletni strani, prav tako pa je razpis dostopen tudi na spletnih straneh posameznih članic, ki lahko objavijo morebitna dodatna merila in ostale specifične informacije.

Na prvotni razpis se nisem prijavil. Ali obstaja možnost naknadnega razpisa?
Da, v kolikor so še na voljo finančna sredstva. Naknadni razpis je običajno objavljen v začetku meseca septembra (približno 10 mesecev po prvotnem razpisu). Študenti, ki se boste prijavili na naknadni razpis in boste izbrani, lahko na Erasmus+ izmenjavo odidete zgolj v poletnem semestru. 

Sem študent s posebnimi potrebami in odhajam na Erasmus+ mobilnost. Ali sem lahko na podlagi tega upravičen do dodatnih sredstev?
Študenti s posebnimi potrebami, ki odhajajo na Erasmus+ mobilnost, lahko zaprosijo za dodatna sredstva zaradi dodatnih stroškov, ki jih bodo imeli v času mobilnosti zaradi posebnih potreb. Vse dodatne stroške je treba konkretno opredeliti, obrazložiti in predložiti ustrezno dokumentacijo. Temeljijo na realnih stroških, ki morajo biti dokazljivi z računi.

Kako/kdaj zaprosim za dodatna sredstva za študente s posebnimi potrebami?
Vsi na razpisu izbrani Erasmus+ študenti v začetku poletja boste prejeli po elektronski pošti poziv za oddajo vloge, navodila ter Obrazec. Vlogo je trebno oddati Službi za mednarodno sodelovanje UL najkasneje 40 dni pred odhodom na mobilnost.

Prihajam iz socialno šibkejšega okolja Sem tudi jaz upravičen do dodatnih sredstev za študente s posebnimi potrebami?
Ne, študenti iz socialno šibkejših okolij lahko zaprosijo za spodbudo.

Na Erasmus+ izmenjavi/praksi sem bil že prejšnje študijsko leto. Se moram ponovno registrirati v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč ali lahko uporabim staro kodo prijave?
V spletno prijavo se morate ponovno registrirati, da prejmete novo kodo prijave; nikakor se ne smete prijavljati s staro kodo, saj gre za novo mobilnost.

Želel sem se prijaviti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, saj v kratkem odhajam na študijsko izmenjavo, pa mi sistem javlja sledeče: V naboru študentov, ki se lahko prijavijo za pridobitev finančne pomoči, ni vaših podatkov. V kolikor menite, da je prišlo do napake, se obrnite na UL, na Službo za mednarodno sodelovanje. Zakaj je prišlo do te napake?
Bodite pozorni, da vpisujete pravilne podatke:

  • Če se poskušate registrirati preko naprave, ki primarno ne izpisuje šumnikov, bodite pozorni, da vnesete ime in priimek v takem zapisu, kot sta navedena na vaših dokumentih, upoštevajoč šumnike in/ali mehki ć, v kolikor ga vaši podatki vsebujejo Primer 1: Priimka Novaković ne smete zapisati kot Novakovic ali Novakovič.
  • V primeru, da ste v času od prijave na razpis, ki je bil odprt na vaši matični fakulteti, do prijave v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč prešli iz prve stopnje študija na drugo, se morate registrirati z vpisno številko s prve stopnje, torej s tisto vpisno številko, ki ste jo imeli, ko ste se prijavljali na razpis na matični članici, ne glede na to, da imate sedaj novo vpisno številko.
  • Datum rojstva naj bo naveden v obliki DD. MM. LLLL.
  • V razdelku Prijava za pridobitev finančne pomoči morate izbrati tretjo alinejo in obdobje, ki ste ga navedli ob prijavi na razpis. Torej: če ste bili prvotno prijavljeni na izmenjavo v zimskem semestru/v obeh semestrih, potem pa ste jo prestavili/skrajšali na poletni semester, se morate vseeno registrirati z zimskim semestrom, sicer vas sistem na bo spustil naprej. Takoj, ko se uspešno registrirate, morate Službi za mednarodno sodelovanje UL sporočiti spremembo, da vam v sistem vnesemo pravilen tip mobilnosti.

Katere dokumente moram naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da mi boste kreirali Sporazum (in Aneks v primeru upravičenosti do spodbude za študente iz socialno šibkejših okolij)?
Naložiti morate naslednje dokumente:

  • Pismo o sprejemu (Letter of Acceptance) ALI Študijski sporazum (Learning agreement), obvezno podpisan s strani študenta, domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja.
  • Študijski sporazum (Learning agreement), obvezno podpisan s strani študenta, domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja.
  • Sliko bančne kartice z razvidnim TRR-jem.
  • Potrdilo o vpisu v tekoče študijsko leto, tj. študijsko leto, v okviru katerega odhajate na izmenjavo.
  • Rezultat spletnega jezikovnega preverjanja OLS (Online Linguistic Support).
  • *Veljavno Odločbo Centra za socialno delo, v kolikor ste upravičeni tudi do spodbude za študente iz socialno šibkejših okolij.

V spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč moram navesti začetni in končni datum izmenjave. Katere datume naj vpišem?
Kot prvi dan se šteje dan, ko mora biti študent prisoten na organizaciji gostiteljici: to je lahko dan začetka predavanj, prvi dan pozdravne prireditve, prvi dan jezikovnega oz. medkulturnega tečaja, v kolikor je slednji vključen v Študijski sporazum tako v tabeli A kot tabeli B. Kot zadnji dan se šteje zadnji dan, ko mora biti študent prisoten na tuji instituciji: to je lahko zadnji dan predavanj oz. dan zadnjega izpita.

Iz določenih razlogov žal ne bom uspel osebno podpisati svoje dokumentacije za Erasmus+ finančno pomoč. Ali lahko koga pooblastim, da zadevo uredi namesto mene?
Da, lahko pooblastite nekoga drugega, s tem da mora ta oseba poslani dokumentaciji nujno priložiti tudi pooblastilo, podpisano z vaše strani.

Kaj je Confirmation of Erasmus+ Student Mobility?
To je dokument o trajanju izmenjave, ki ga mora vsak Erasmus+ študent dati v potrditev na tuji instituciji ob pričetku izmenjave (na ta način dokaže, da je z izmenjavo dejansko pričel) in potem zopet ob koncu mobilnosti. Datumi, zapisani na tem dokumentu, so podlaga za končni obračun Erasmus+ finančne pomoči.

Kaj je Learning Agreement (LA) oz. Študijski sporazum?
Learning Agreement ali študijski sporazum je dokument, v katerega vpišete predmete, ki jih boste opravljali v tujini (tabela A), in predmete, ki se vam bodo po vrnitvi priznali na matični fakulteti (tabela B). Potrjen mora biti s strani vas, domačega Erasmus+ koordinatorja in tujega Erasmus+ koordinatorja.

Tuja institucija mi ne bo uspela pravočasno podpisati Learning agreementa, ki ga nujno potrebujem, da lahko zaprosim za Erasmus+ finančno pomoč. Kaj lahko storim v tem primeru?
Če bi se slučajno zgodilo, da vam tuja institucija LA ne bi pravočasno podpisala, bomo morali pogodbo skleniti in sredstva izplačati brez potrjenega LA s strani tuje institucije, in kot dokazilo o tem, da vam bodo obveznosti doma priznane, upoštevati sprejemno pismo iz tujine (Letter of Acceptance) in s strani domačega koordinatorja potrjen LA, vi pa nam morate potem v najkrajšem času (v 14 dneh po pričetku mobilnosti) poslati tudi s strani tuje institucije potrjen LA.

Obvezna priloga za spletno prijavo na Erasmus+ finančno pomoč je tudi potrdilo o vpisu v študijsko leto, v okviru katerega odhajam na izmenjavo. Žal pa moja matična institucija še vedno ni začela izdajati omenjenih potrdil. Kaj lahko storim v tem primeru?
V tem primeru lahko v spletno prijavo naložite potrdilo o opravljenih obveznostih, na katero naj vam vaša matična fakulteta dopiše, da izpolnjujete pogoje za vpis v naslednje študijsko leto, potem pa nam takoj, ko prejmete novo potrdilo o vpisu, le-to pošljete na e-mail in ga obenem tudi naložite v spletno prijavo na mesto, ki mu je namenjeno. Študent, da je lahko upravičen do izmenjave, je namreč dolžen posredovati dokazilo, da ima v študijskem letu, v okviru katerega odhaja na izmenjavo, status študenta. V nasprotnem primeru je potrebno prejeta finančna sredstva vračati.

Prihodnje leto bom vpisan na višjo stopnjo študija. Ker se vpisi začnejo šele oktobra, potrdila o vpisu pred odhodom na mobilnost, še ne bom imel. Kaj naj storim?
V primeru, ko se študent vpisuje na višjo stopnjo študija, lahko v svojo spletno prijavo naloži staro potrdilo o vpisu ter Izjavo, kjer zapiše, da se zavezuje, da najkasneje do 10.10 tekočega leta Službi za mednarodno sodelovanje UL posredoval novo Potrdilo o vpisu. V primeru, da Potrdila o vpisu ne bomo prejeli, mora študent prekiniti z mobilnostjo in vrniti vsa prejeta sredstva. 

Kaj je OLS (Online Linguistic Support)?
Erasmus+ Spletna jezikovna podpora (OLS) omogoča študentom, udeležencem Erasmus+ mobilnosti, preverjanje in vrednotenje jezikovnega znanja, ki ga bodo uporabljali na mobilnosti. Udeleženec mobilnosti tako pridobi možnost, da jezikovno znanje jezika, ki ga bo večinsko uporabljal v času študija ali prakse v tujini, preveri pred odhodom na študij ali prakso in po vrnitvi domov, obenem pa lahko svoje znanje nadgradi in izboljša tudi ob podpori privlačnih brezplačnih spletnih jezikovnih tečajev. Jezikovno znanje je ovrednoteno na podlagi Skupnega evropskega referenčnega okvirja za jezike.

Študenti morajo preverjanje opraviti iz glavnega jezika, ki ga bodo uporabljali pri študiju. Pri tem so na voljo sledeči jeziki: angleščina, nemščina, španščina, francoščina, italijanščina, nizozemščina, švedščina, danščina, poljščina, češčina, grščina, portugalščina, hrvaščina, slovaščina, romunščina, bolgarščina, madžarščina, finščina, litvanščina, latvijščina, estonščina in slovenščina.

Preverjanje je obvezno za vse Erasmus+ študente, pred in po zaključeni mobilnosti, rezultat preverjanja je sestavni del prijavne in zaključne dokumentacije. Izjema velja samo za tiste študente, ki bodo že na prvem preverjanju dosegli stopnjo C2 – v tem primeru testa po končani mobilnosti ni potrebno reševati ponovno.

V primeru, da je rezultat preverjanja znanja jezika B1 ali manj, je študentu avtomatsko dodeljen spletni jezikovni tečaj. Ostali študenti se za spletni tečaj odločijo glede na lasten interes. Pri tem lahko izberejo spletni tečaj za glavni jezik mobilnosti ali za jezik države, kamor odhajajo.

Kje lahko dostopam do OLS testa?
Povabilo za reševanje boste prejeli direktno iz orodja OLS na svoj elektronski naslov. Prvi test morate opraviti najkasneje v treh mesecih. Pazite, da ne zamudite roka. Rezultat testa boste prejeli nemudoma po opravljenem preizkusu na vaš elektronski naslov, pri čemer si ga ne pozabite shraniti, saj ga boste potrebovali kot eno izmed obveznih prilog za pridobitev Erasmus+ finančne pomoči.

14 dni pred predvidenim zaključkom izmenjave vas bo sistem zopet pozval k ponovnemu reševanju testa, ki je prav tako obvezno (razen za tiste, ki ste že na prvem preverjanju dosegli rezultat C2). Prav zato je zelo pomembno, da v svoj profil na portal OLS vnesete pravilne datume pričetka in konca izmenjave.

Na Erasmus+ izmenjavi/praksi sem bil že prejšnje študijsko leto. Ali moram test za spletno jezikovno preverjanje (OLS) opraviti ponovno ali lahko uporabim lanske rezultate?
Jezikovni test morate rešiti vsakič znova, ne glede na že izvedene mobilnosti in opravljene preizkuse.

 

MED IZMENJAVO

Ali lahko spremenim Learning Agreement, ko sem že na Erasmus+ izmenjavi?
Lahko, v kolikor prejmete soglasje Erasmus+ koordinatorjev na matični in tuji fakulteti. Spremembe ste dolžni urediti v roku 14 dni po začetku izmenjave in jih posredovati Službi za mednarodno sodelovanje UL.

Izmenjavo bi rad podaljšal. Ali bom tudi za obdobje podaljšanja prejemal finančna sredstva?
Da, če bodo sredstva na voljo. Informacijo o možnosti podaljšanja, o postopku ter o tem, ali so sredstva na voljo, prejmejo vse izbrani študenti v začetku meseca decembra.

Izmenjavo bi rad podaljšal. Katere dokumente moram predložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč?
Predložiti morate naslednje štiri dokumente:

  • prošnjo, v kateri obrazložite, zakaj želite izmenjavo podaljšati, in do katerega datuma (ni predpisane oblike, zadostuje prosti tekst);
  • strinjanje domačega Erasmus+ koordinatorja (zadostuje tudi e-sporočilo);
  • strinjanje tujega Erasmus+ koordinatorja (zadostuje tudi e-sporočilo);
  • nov Learning agreement za drugi semester, obvezno podpisan s strani študenta, domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja (upoštevajte, da je potrebno tudi v drugem semestru zbrati vsaj za 20 ECTS obveznosti, ki bodo priznane na domači fakulteti).

Bodite pozorni, da boste dokumentacijo v spletno prijavo oddali do roka, ki ga določi Služba za mednarodno pisarno UL, vendar ne kasneje kot 15 dni pred koncem prvega obdobja vaše mobilnosti. V nasprotnem primeru vam ne bomo uspeli pravočasno izplačati finančnih sredstev, v kolikor bodo na voljo.

Primer 1: Če je rok za podaljšanje 31. januar, vam pa se prvo obdobje mobilnosti konča 15. januarja, morate dokumentacijo v spletno prijavo oddati do 1. januarja (in ne do 31. januarja).

Primer 2: Če je rok za podaljšanje 31. januar, vam pa se prvo obdobje mobilnosti konča 15. marca, morate dokumentacijo v spletno prijavo oddati do 31. januarja (in ne do 1. marca).

Prav tako pazite, da boste v spletno prijavo naložili vse zahtevane priloge, sicer sistem ne bo zaznal, da ste zaprosili za podaljšanje in nas o tem ne bo obvestil, kar lahko v skrajnem primeru pomeni, da vam ne bomo uspeli pravočasno izplačati sredstev, če bodo na voljo.

Izmenjavo bi iz dveh semestrov rad skrajšal na en semester. Kakšen je postopek v tem primeru?
Postopek je sledeč:

  • Najprej morate v sistemu OLS (Online Linguistic Support) spremeniti datum zaključka izmenjave, da boste dobili povabilo za reševanje drugega jezikovega preverjanja. Izjema velja za tiste, ki ste že na prvem testu dobili rezultat C2 in povabila za reševanje drugega testa tako ali tako ne bi prejeli.
  • Potem nam morate javiti nov datum zaključka vaše izmenjave (tisti datum, ki bo tudi naveden na Confirmation of Erasmus+ Student Mobility, ki vam ga bo izpolnila vaša institucija gostiteljica), da vam mi ta podatek vnesemo v sistem in da boste pravočasno prejeli povabilo za reševanje končnega vprašalnika.
  • V spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč morate naložiti vso potrebno dokumentacijo v skladu z navodili, ki jih prejmete na vaš elektronski naslov.
  • Na podlagi naložene dokumentacije vam bomo izdali zahtevek za delno vračilo sredstev.

Med Erasmus+ izmenjavo sem zbolel in jo moram prekiniti po manj kot 3 mesecih, ki je sicer minimum, da je izmenjava upravičena do Erasmus+ finančne pomoči. Ali to pomeni, da bom moral prejeta finančna sredstva v celoti vrniti?
V primeru predčasne prekinitve izmenjave zaradi višje sile, kamor sodi tudi bolezen, študent vrne sredstva le za obdobje, ki ga ni preživel na mobilnosti, četudi je mobilnost trajala manj od 3 mesecev, ki je sicer minimalno obdobje, da bi bila mobilnost upravičena do Erasmus+ finančne pomoči.

 

PO IZMENJAVI 

Z izmenjavo sem zaključil. Katere dokumente moram naložiti v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč, da bom prejel preostanek štipendije?

Dokumenti, ki jih morate naložiti, so:

  • Izpolnjen končni vprašalnik (Participant Report Form), ki ga je za vse Erasmus+ študente pripravila Evropska komisija. Povabilo k reševanju tega vprašalnika boste prejeli na svoj elektronski naslov 1 dan po predvidenem datumu zaključka izmenjave, tj. datumu, ki je zapisan tudi v Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč.
  • Confirmation of Erasmus+ Student Mobility, tj. potrdilo z začetnim in končnim datumom izmenjave.
  • Rezultat drugega spletnega preverjanja jezikovnega znanja. Poziv za obvezno drugo spletno preverjanje boste prejeli na vaš elektronski naslov dva tedna pred predvidenim koncem izmenjave. Test je obvezen; izjema velja le za tiste študente, ki ste že na prvem preizkusu prejeli najvišjo oceno, tj. C2, in vam drugega preverjanja ni potrebno reševati in lahko polje, namenjeno tej datoteki, pustite prazno.
  • Transcript of Records, tj. Potrdilo o izpitih z ocenami in kreditnimi točkami, ki ste jih opravili na izmenjavi in vam ga je izdala gostujoča institucija.
    ALI
    Vsebinsko poročilo o opravljenem delu za tiste, ki ste med izmenjavo pripravljali zaključno delo in za to niste prejeli kreditnih točk. Poročilo mora biti podpisano tako z vaše strani kot tudi s strani domačega mentorja. V kolikor ste imeli mentorja tudi v tujini, naj poročilo podpiše tudi on.
  • *Obrazložitev v primeru, če niste dosegli minimuma zahtevanih točk, v kateri pojasnite, zakaj je to tega prišlo; podpisana pa mora biti tako z vaše strani kot tudi s strani domačega Erasmus+ koordinatorja. Minimum je doseženih in priznanih 20 ECTS v enem semestru oz. doseženih in priznanih 40 ECTS v dveh semestrih.
    V nadaljevanju vam navajamo nekaj konkretnih primerov, ki se nanašajo na enosemestrsko izmenjavo.
    Primer 1: V tujini sem dosegel 15 ECTS, prav toliko mi jih bodo priznali doma. Ali moram napisati obrazložitev? DA.
    Primer 2: V tujini sem dosegel 15 ECTS, doma pa mi bodo priznali 20 ECTS (ali več). Ali moram napisati obrazložitev? DA.
    Primer 3: V tujini sem dosegel 20 ECTS (ali več), doma pa mi bodo priznali 15 ECTS. Ali moram napisati obrazložitev? DA.
    Primer 4: V tujini sem dosegel 20 ECTS (ali več), doma pa mi bodo priznali 20 ECTS (ali več). Ali moram napisati obrazložitev? NE.
  • Zadnja dokončna različica Learning Agreementa, ki jo morate podpisati vi ter oba Erasmus+ koordinatorja, domači in tuji.
  • Potrdilo o priznanih obveznostih, ki vam ga na podlagi Transcipt of Records izda vaša domača fakulteta. Tisti, ki ste v tujini pripravljali zaključno delo in za to niste prejeli kreditnih točk, Potrdila o priznanih obveznosti ne potrebujete, zato polje, namenjeno tej datoteki, pustite prazno.
  • *Če ste v končnem vprašalniku (Participant Report Form) pod točko 5.10 označili, da je postopek priznavanja še v teku, morate rešiti in v spletno prijavo naložiti še drugi del vprašalnika, tj. Vprašalnik o priznavanju (Survey on Recognition), ki se vam bo za reševanje aktiviral 45 dni po predvidenem zaključka izmenjave, tj. datumu, ki je zapisan tudi v Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč.

Kaj je končna verzija Learning agreementa, ki jo moram v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč naložiti po končani Erasmus+ izmenjavi?
Končna verzija je LA Before the mobility oz. LA During the mobility, če je tekom izmenjave prišlo do kakšne spremembe študijskega sporazuma. Bodite pozorni, da bodo tudi na končni verziji vsi potrebni podpisi: vaš ter od domačega in tujega Erasmus+ koordinatorja. 

V katerem primeru moram v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč naložiti LA After the mobility?
Izpolnjen in ožigosan LA After the mobility je potrebno v spletno prijavo naložiti v primeru, če vam gostujoča fakulteta opravljene izpite z ocenami vpiše v vaš LA After the mobility.

Z Erasmus+ izmenjavo sem že zaključil. V kolikem času moram v spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč naložiti zahtevano dokumentacijo, da dobim izplačan drugi del štipendije?
Rok za oddajo dokumentacije, ki je naveden tudi v vašem Sporazumu za Erasmus+ finančno pomoč, je 30 dni po predvidenem koncu izmenjave.

Žal ne bom uspel v roku, tj. v 30 dneh po predvidenem končnem datumu mobilnosti, pridobiti vse dokumentacije, ki jo potrebujem za poročanje po končani Erasmus+ izmenjavi. Ali se rok za oddajo dokumentov lahko podaljša?
V kolikor krivda, da še niste prejeli vseh dokumentov, ni na vaši strani, se rok za oddajo izjemoma podaljša do prejema le-teh.

V spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč sem naložili vso potrebno dokumentacijo. V kolikem času lahko pričakujem drugi obrok štipendije?
Približno v roku dobrega tedna po tem, ko je naložena vsa zahtevana dokumentacija.

V spletno prijavo za Erasmus+ finančno pomoč sem naložili vso potrebno dokumentacijo. Ali bom dobil kakšno obvestilo, da je moja dokumentacija popolna?
V primeru, da je naložena vsa potrebna dokumentacija, posebnih obvestil ne pošiljamo, ampak vašo prijavo zgolj zaključimo in naredimo končni obračun. V primeru, da dokumentacija ni popolna, pa vam na elektronski naslov pošljemo poziv, da zadevo uredite.

Na izmenjavi nisem dosegel minimuma ECTS (20 ECTS/semester). Ali to pomeni, da bom moral vračati finančna sredstva?
Če ste zaradi opravičljivih razlogov dosegli manj od minimalno zahtevanih ECTS, lahko v spletno prijavo naložite obrazložitev, ki mora biti podpisana s strani vas in domačega Erasmus+ koordinatorja. V takem primeru vračilo ni potrebno.

Na izmenjavi nisem uspešno opravil vseh predvidenih izpitov in se želim vrniti na institucijo gostiteljico v naslednjem izpitnem obdobju. Kdaj naj uredim zaključno dokumentacijo?
Tiste dokumente, ki jih že imate, lahko že zdaj naložite v svojo spletno prijavo, Mednarodno službo UL pa po elektronski pošti obvestite, da boste Transcript of Records in Potrdilo o priznavanju zaradi ponavljanja izpitov naložili kasneje.

Prejel sem nakazan drugi del sredstev Erasmus+ štipendije, vendar, glede na pogodbo, ne celotnih 20 %. Ali gre za napako?
Sporazum o Erasmus+ dotaciji izdamo na podlagi navedenih datumov mobilnosti. Po pregledu končne dokumentacije, med katero je tudi potrdilo o trajanju mobilnosti, izračunamo dejansko trajanje mobilnosti, ki je lahko marsikdaj krajše od predvidenega. Nakazilo ob zaključku je razlika med akontacijo za prvotno trajanje in dejanskim trajanjem mobilnosti.