Upravni odbor Univerze v Ljubljani je na podlagi 2. člena Odloka o spremembah in dopolnitvah odloka o preoblikovanju Univerze v Ljubljani (Ur. l. RS, št. 79/2004) in 64. člena Statuta Univerze v Ljubljani (Ur. l. RS, št. 08/2005) na 2. seji dne 1.6.2005 sprejel naslednji

Poslovnik za delo Upravnega odbora Univerze v Ljubljani

I. SPLOŠNE DOLOČBE

 

1. člen

S tem poslovnikom se ureja konstituiranje Upravnega odbora Univerze v Ljubljani (v nadaljevanju: UO UL), organizacija in način dela ter postopki za sprejemanje odločitev.

O vprašanjih v zvezi z delom in odločanjem UO, ki niso urejena s tem poslovnikom, sproti odločajo člani UO s posebnim sklepom.

2. člen

Delo UO UL je javno. Javnost dela se uresničuje v skladu z zakonom in Odlokom o preoblikovanju Univerze v Ljubljani in Statutom UL.

Javnost se lahko omeji ali izključi, če UO tako odloči pred obravnavo posamezne točke dnevnega reda zaradi varovanja poslovne tajnosti ali zaradi zavarovanja osebnih podatkov udeležencev v zadevi, ki je predmet obravnave na seji UO.

II. KONSTITUIRANJE UPRAVNEGA ODBORA

 

3. člen

Rektor Univerze v Ljubljani, po tem, ko prejme seznam izvoljenih članov upravnega odbora iz vrst delavcev, ki opravljajo visokošolsko dejavnost in iz vrst drugih delavcev, in ko prejme ime predstavnika študentov, imena predstavnikov ustanovitelja ter soglasje vlade k imenovanju predstavnika delodajalcev, skliče konstitutivno sejo UO.

Konstitutivno sejo UO vodi do izvolitve predsednika rektor, ki predlaga naslednji dnevni red:

1. Poročilo o opravljenih volitvah upravnega odbora in potrditev mandatov.

2. Volitve predsednika in namestnika predsednika UO,

3. Volitve sekretarja UO.

4. Obravnava in sprejem poslovnika za delo UO

Po končani drugi točki dnevnega reda prevzame vodenje seje predsednik UO.

Z dnem konstituiranja UO UL prične teči mandat vsem članom UO.

Izvolitev predsednika UO UL

4. člen

Volitve predsednika UO UL in njegovega namestnika so lahko tajne ali javne. Člani UO sprejmejo sklep o načinu glasovanja in oblikujejo listo za izvolitev predsednika UO in njegovega namestnika .

Predlog kandidata poda najprej sklicatelj konstitutivne seje UO, potem pa vsak član UO, predlagani kandidat pa ustno potrdi soglasje s predlogom za njegovo kandidaturo.

5. člen

Javno se glasuje tako, da rektor predlaga glasovanje o kandidatih po abecednem redu njihovih priimkov, posebej za predsednika in posebej za njegovega namestnika.

Tajno glasovanje se izvede z glasovnicami.

6. člen

O kandidatih se glasuje tako, da član UO obkroži številko pred enim kandidatom za predsednika UO in enim kandidatom za namestnika predsednika UO.

7. člen

Za predsednika UO oziroma njegovega namestnika je izvoljen kandidat, ki je prejel največje število glasov vseh članov.

V primeru, da prejme več kandidatov enako število glasov, se glasovanje ponovi za kandidate, ki prejmejo največje število glasov.

Rektor UL razglasi izid glasovanja.

III. PREDSTAVLJANJE IN ZASTOPANJE UPRAVNEGA ODBORA

 

8. člen

UO predstavlja in zastopa predsednik UO.

V odsotnosti predsednika UO opravlja njegove naloge njegov namestnik.

IV. PRAVICE, OBVEZNOSTI IN ODGOVORNOSTI UO IN ČLANOV UO KOT POSAMEZNIKOV

 

9. člen

Naloge UO:

UO UL opravlja naloge, določene s predpisi za področje univerzitetnega in visokošolskega izobraževanja, ustanovitvenim aktom in splošnimi akti UL. UO odloča zlasti o zadevah gospodarske narave in skrbi za nemoteno materialno poslovanje Univerze.

Člani UO imajo v zvezi z izvajanjem nalog UO pravico, da:

  • predlagajo na dnevni red obravnavo posameznih vprašanj, pomembnih za delovanje UL,
  • postavljajo vprašanja drugim članom UO, rektorju, glavnemu tajniku oziroma drugemu pooblaščenemu delavcu UL v zvezi z zadevami, ki so v pristojnosti UO, podajajo pobude in predloge v zvezi s področjem dela UO, zavzemajo stališča ter mnenja k posameznim točkam dnevnega reda in podobno.

10. člen

Obveznosti in odgovornosti članov

Člani UO so dolžni obiskovati seje UO, se pripraviti na obravnavo posamezne točke dnevnega reda in se opredeliti do posameznega vprašanja, če je to glede na naravo le-tega potrebno, ter opraviti prevzeto nalogo.

Svojo morebitno opravičeno odsotnost na seji mora član UO sporočiti predsedniku oziroma sekretarju UO takoj, ko izvejo za njen razlog.

11. člen

Varovanje podatkov

 

Člani UO so dolžni varovati podatke, ki so s predpisi določeni kot zaupni, in ki jih kot zaupne določi UO ali rektor UL.

Kot zaupni podatki se štejejo osebni podatki udeležencev izobraževanja ter delavcev UL, ki se vodijo v zbirkah osebnih podatkov, določenih v zakonu.

V. ORGANIZACIJA DELA UO

 

12. člen

UO dela in odloča na sejah in v izjemnih primerih po pošti (korespondenčna seja).

Predsednik UO na svojo sejo poleg članov UO vabi tudi rektorja, prorektorje, poslovnega pooblaščenca, glavnega tajnika in sekretarja UO, lahko pa tudi predlagatelje gradiv, stališč in predlogov, ki so na dnevnem redu.

Če je potrebno, vabi tudi druge strokovne in javne delavce, ki bi lahko prispevali k uspešnemu razreševanju posameznih vprašanj.

Osebe, ki sodelujejo na sejah upravnega odbora in niso člani odbora, imajo pravico sodelovati v razpravi, nimajo pa pravice odločanja.

13. člen

Sklicevanje sej

Sejo skliče predsednik UO na lastno pobudo, na predlog rektorja, na predlog ustanovitelja ali na predlog ene tretjine članov upravnega odbora. V odsotnosti predsednika UO sejo skliče njegov namestnik.

Predsednik UO je dolžan sklicati sejo UO, če to zahteva tretjina članov UO ali rektor univerze.

Če na zahtevo rektorja v nujnih in utemeljenih primerih predsednik UO oziroma njegov namestnik ne skliče seje UO, lahko le to skliče rektor. O utemeljenosti sklica odloča UO pred obravnavo tako sklicane seje.

14. člen

Seja UO se skliče po potrebi.

Gradivo za sejo pripravijo strokovne službe UL ali predlagatelji posameznih točk dnevnega reda. Predloge za posamezne točke dnevnega reda sej UO zbira sekretar UO in o njih sproti obvešča predsednika UO.

15. člen

Redna seja UO

Vabila in gradiva za sejo UO se morajo poslati članom najkasneje sedem dni pred sejo ( v nadaljnjem besedilu: redna seja ). Posamezna gradiva, ki dodatno pojasnjujejo točke dnevnega reda, se lahko priložijo tudi na sami seji.

16. člen

Izredna seja

Predsednik UO oziroma drug sklicatelj izjemoma skliče sejo UO v krajšem roku ( v nadaljnjem besedilu: izredna seja ) v primerih, kadar bi odlog obravnave in odločanje o posameznem vprašanju povzročil zastoj pri delu UL ali nenadomestljivo materialno oziroma moralno škodo za zavod ali za udeležence v posameznem postopku.

Sklicatelj seje iz prejšnjega odstavka je dolžan v primeru sklica izredne seje utemeljiti razloge za tak sklic.

17. člen

Korespondenčna seja

Predsednik UO lahko v primerih, ko je odločanje o posamezni zadevi nujno, takoj predlaga članom UO glasovanje o posamezni zadevi tudi po pošti ( v nadaljnjem besedilu: korespondenčna seja).

Predsednik UO v primeru iz prejšnjega odstavka oblikuje predmet odločitve in kratko utemeljitev in pooblasti sekretarja UO, da ga v obliki glasovnice pošlje članom UO v glasovanje.

Člani UO nemudoma (v roku, ki ga v dopisu določi predsednik UO) vrnejo sekretarju UO izpolnjeno glasovnico, na kateri jasno označijo svojo odločitev.

Sekretar UO ugotovi izid glasovanja, obvesti o izidu glasovanja predsednika UO, o korespondenčni seji pa napravi uradni zapisnik.

Glasovanje po pošti člani potrdijo na prvi naslednji redni ali izredni seji.

18. člen

Dnevni red

Predlog dnevnega reda seje oblikuje predsednik UO ob sodelovanju glavnega tajnika univerze in sekretarja odbora. Če se UO sestane na pobudo rektorja, članov odbora ali ustanovitelja, predlagajo dnevni red pobudniki seje.

Predlagani dnevni red za sklic seje se lahko ob obravnavi dnevnega reda spremeni in dopolni z razširitvijo dnevnega reda, lahko pa se z dnevnega reda posamezne točke tudi umaknejo, če to zahteva predlagatelj točke dnevnega reda in člani UO s tem soglašajo.

19. člen

Člani UO po obravnavi o razvrstitvi in uvrstitvi posameznih točk na dnevni red odločajo z glasovanjem o potrditvi dnevnega reda. Dnevni red je sprejet, če ga potrdi večina prisotnih članov UO.

Če predlagani dnevni red ni potrjen, predsednik UO sam določi točke dnevnega reda, ki jih je potrebno nujno obravnavati in o njih odločati.

20. člen

Posamezne zadeve se obravnavajo po vrstnem redu, ki je določen po dnevnem redu. Med sejo lahko UO spremeni vrstni red za obravnavo posameznih zadev, ki so na dnevnem redu.

21. člen

Potek seje

Sejo UO vodi predsednik UO oziroma v njegovi odsotnosti njegov namestnik. V primeru odsotnosti obeh vodi sejo član UO, ki ga določijo člani UO na sami seji.

22. člen

Predsedujoči pred pričetkom obravnave dnevnega reda ugotovi prisotnost članov UO in njegovo sklepčnost ter prisotnost drugih vabljenih. Predsedujoči ugotovi sklepčnost seje UO tudi pred odločanjem o posameznih zadevah. Seja je sklepčna, če se je udeleži večina vseh članov UO.

23. člen

Predsedujoči prekine sejo, če UO ni sklepčen, pa je potrebno sprejeti posamezne odločitve z večino vseh članov, če so potrebna posvetovanja in usklajevanja in če je potrebno pridobiti dodatna strokovna mnenja ali pojasnila.

V primeru nesklepčnosti UO ob začetku seje, predsedujoči odloči ali se seja preloži oziroma prekine in kdaj se bo nadaljevala. Če mora o posameznem vprašanju odločitev sprejeti večina glasov UO, odločitev pa je nujno potrebno sprejeti, lahko predsedujoči odloči, da odsotni člani naknadno odločajo po pošti.

24. člen

Obravnava posamezne točke dnevnega reda se prične z uvodno obrazložitvijo predlagatelja točke. Predsedujoči po potrebi dopolni obrazložitev in odpre razpravo o zadevi.

K razpravi se lahko priglasijo člani UO in drugi prisotni, če so bili vabljeni na sejo v zvezi z zadevo, ki se obravnava.

Vključitev v razpravo dovoli predsedujoči po vrstnem redu priglasitve najprej članom UO, nato pa še ostalim prisotnim, ki se priglasijo k razpravi.

25. člen

Predlagatelj točke dnevnega reda oziroma razpravljavec ( v nadaljnjem besedilu: razpravljavec) sme razpravljati le o vprašanju, ki je na dnevnem redu.

Če razpravljavec ne govori o zadevi, ki se obravnava v okviru točke dnevnega reda, ga predsedujoči opomni. Če razpravljavec tudi po opominu krši določbo prvega odstavka, mu lahko predsedujoči odvzame besedo.

26. člen

Ko predsedujoči ugotovi, da ni več razpravljavcev za posamezno točko, obravnavo zaključi in predlaga v sprejem ustrezen sklep o obravnavani zadevi.

Predlog sklepa oblikuje predsedujoči glede na stališča, ki so jih v obravnavi izrazili člani UO in mnenja drugih razpravljavcev. Predlog sklepa lahko predlaga tudi predlagatelj posamezne točke dnevnega reda.

Po sprejetju ustreznega sklepa ali po končani obravnavi zadeve, če o njej ni bilo potrebno sprejeti posebne odločitve, predsedujoči preide na obravnavo naslednje točke dnevnega reda.

27. člen

V primeru, ko je potrebno za sprejem odločitve predhodno strokovno mnenje, dodatna razlaga ali mnenje ustreznega izvedenca o obravnavani zadevi oziroma pridobitev dodatnih dokazil ali listin, predsedujoči prekine obravnavo zadeve in jo preloži na eno naslednjih sej.

Ko UO zaključi z obravnavo vseh točk dnevnega reda, predsedujoči zaključi sejo.

VI. ODLOČANJE

 

28. člen

Tajno in javno glasovanje

UO sprejema svoje odločitve praviloma z javnim glasovanjem.

S tajnim glasovanjem mora odločati o posamezni zadevi, kadar je tako predpisano v posameznem zakonu ali podzakonskem aktu.

Javno glasovanje se izvede z dvigom rok. Tajno se glasuje z glasovnicami. Za glasovanje se izdela toliko glasovnic, kolikor je članov UO. Glasovnice morajo biti overjene z žigom UL.

Člani UO glasujejo »za« ali »proti« posameznemu predlogu, lahko pa se glasovanja tudi vzdržijo.

O predlogu se glasuje tako, da predsedujoči najprej pozove h glasovanju tiste člane, ki so za sprejem predloga, nato tiste, ki so proti sprejemu predloga, nazadnje pa ugotovi, ali se je kateri od članov glasovanja vzdržal.

Če je v zvezi s posameznim vprašanjem podanih več različnih predlogov, se glasuje o vsakem predlogu posebej po vrstnem redu, kot so bili predloženi.

Če je v posamezni zadevi dnevnega reda izražena zahteva po tajnem glasovanju, ki nima podlage v aktu iz drugega odstavka tega člena, je potrebno, da je za predlagani način večina vseh prisotnih članov, o čemer se posebej glasuje.

29. člen

Izid glasovanja ugotovi sekretar UO. Predlog je sprejet, če zanj glasuje večina članov UO, razen o proceduralnih vprašanjih, za sprejem katerih je potrebna večina prisotnih članov.

VII. ZAPISNIK IN ODPRAVKI SKLEPOV

 

30. člen

Zapisnik

O delu na seji UO se piše zapisnik.

Zapisnik obsega podatke o prisotnosti, dnevni red seje, mnenja, stališča, sklepe, izid glasovanja, zadolžitve in roke ter druge ugotovitve pomembne za delo UO. V zapisnik se lahko vnese izjava posameznega člana, če le-ta to izrecno zahteva.

Na zahtevo predsedujočega ali članov, se vpišejo v zapisnik tudi njihove izjave in ločena mnenja, če se ti ne strinjajo s sprejetim sklepom.

Zapisnik se lahko na naslednji seji ob njegovi obravnavi dopolni oziroma spremeni, če tako odloči večina prisotnih članov na prejšnji seji.

31. člen

Sekretar UO vodi o sejah upravnega odbora zapisnik, ki ga podpiše predsednik odbora.

Osnutek zapisnika se v roku enega tedna od datuma seje odbora pošlje članom odbora, ki se v nadaljnjih treh dneh opredelijo do njega in o opredelitvi obvestijo sekretarja odbora. Potrjeni zapisnik se objavi na spletnih straneh UL.

Upravni odbor na vsaki seji odloči, kateri sklepi se ne objavijo zaradi varovanja osebnih podatkov oz. poslovne ali druge tajnosti.

Original zapisnika je na vpogled vsem, ki izkažejo pravni ali drug poseben interes v Upravi UL, vsem drugim zainteresiranim, ki se jih tiče predmet obravnave, pa se pošlje sklep UO v obliki izvlečka iz zapisnika.

32. člen

Pisni odpravki sklepov

Sklepi, ki jih je UO sprejel v zvezi z odločitvami o posameznih pravicah, obveznostih ali odgovornostih in sklepih, ki jih je potrebno poslati drugim organizacijam oziroma institucijam, se oblikujejo kot pisni odpravki sklepov.

Pisni odpravek sklepa pripravi in podpiše sekretar UO.

VIII. KOMISIJE

 

33. člen

UO lahko imenuje stalne ali občasne strokovne komisije oziroma delovna telesa.

Komisija na zahtevo UO prouči posamezno vprašanje ali predlog, o katerem mora UO sprejeti ustrezno odločitev in pripravi predloge rešitev za sprejem.

Komisija lahko v posameznih zadevah opravi tudi posamezna pripravljalna dejanja za obravnavo in odločanje na UO ( npr. zbere ustrezna gradiva, opravi razgovore..), spremlja in izvaja uresničevanje sklepov UO in v zvezi s posameznimi vprašanji, ki so v pristojnosti UO, podaja UO pobude in predloge.

IX. SPREJEMANJE SPLOŠNIH AKTOV

 

34. člen

Dvostopenjski postopek

Splošne akte UL, za katerih sprejem je pooblaščen UO, sprejema UO praviloma po dvostopenjskem postopku.

Predlagatelj splošnega akta predloži UO najprej osnutek akta z navedbo konkretnih rešitev v obliki določb, po prvi obravnavi pa pripravi predlog splošnega akta.

V primeru, ko je potrebno splošni akt nemudoma sprejeti, da se z njim uredijo vprašanja, ki jih je potrebno takoj urediti za zagotovitev nemotenega izvajanja dejavnosti zavoda, sme predlagatelj predlagati enostopenjsko odločanje.

Predlagatelj mora v primeru iz prejšnjega odstavka pisno obrazložiti razloge za enostopenjsko sprejemanje splošnega akta.

Člani UO odločajo z javnim glasovanjem o predlogu za enostopenjsko odločanje o splošnem aktu zavoda.

35. člen

Člani UO lahko k osnutku splošnega akta podajo pripombe in predloge za dopolnitev ali spremembo posamezne rešitve.

Člani UO glasujejo o predlaganih predlogih za dopolnitev ali spremembo. Besedilo osnutka se dopolni s sprejetimi predlogi in oblikuje v predlog.

O predlogu se glasuje na naslednji seji UO. Besedilo predloga se pošlje članom UO najkasneje z vabilom oziroma gradivom za redno sejo.

36. člen

Amandmaji

K predlogu splošnega akta lahko člani UO podajo pisne predloge za spremembo ali dopolnitev v obliki amandmajev. Amandmaje vložijo najkasneje tri dni pred sejo UO pri predlagatelju splošnega akta.

37. člen

Če so k posamezni določbi podani različni amandmaji, UO glasuje o njih tako, da po vrstnem redu glasuje o amandmajih, ki so po svoji vsebini najbolj oddaljeni od prvotnega predloga vse do glasovanja o amandmaju, ki je najmanj oddaljen od prvotnega predloga.

Sprejeti amandma postane sestavni del predlaganega splošnega akta UL.

X. SEKRETAR UO

 

38. člen UO izvoli na konstitutivni seji sekretarja UO, ki:

  • sodeluje s predsednikom UO pri pripravi seje in zagotovi gradivo za seje odbora,
  • odgovarja za pripravo, izvedbo in objavo zapisnik odbora,
  • spremlja izvajanje sklepov odbora
  • poroča predsedniku in odboru o izvajanju sklepov,
  • v sodelovanju s predsednikom odbora skrbi za izvajanje programa dela odbora,
  • skrbi za zagotavljanje pogojev za delo odbora in njegovih teles,
  • opravlja druge naloge, ki mu jih določi odbor oz. predsednik odbora.

Pri opravljanju nalog iz prejšnjega odstavka je sekretar odbora odgovoren predsedniku upravnega odbora.

XI. ZAGOTAVLJANJE MATERIALNIH POGOJEV ZA DELO UPRAVNEGA ODBORA

 

39. člen

Sredstva za delo UO se zagotavljajo iz proračunskih sredstev namenjenih za delo UL in iz drugih virov.

40. člen

UO ima za svoje delovanje na razpolago pisarno in ustrezno opremo, ki vključuje telefon, računalnik in uporabo faksa.

XII. VELJAVNOST IN SPREMEMBE POSLOVNIKA

 

41. člen

Poslovnik je sprejet, če zanj glasuje večina članov UO in prične veljati z dnem sprejema.

Na enak način se sprejemajo tudi dopolnitve in spremembe tega poslovnika.

 

Številka: 300-01/05-2
Datum: 1.6.2005

 

Predsednik Upravnega odbora Univerze v Ljubljani:
Prof. dr. Janez Hribar

 

Poslovnik je pričel veljati dne: 1.6.2005

Dopolnitve Poslovnika za delo UO , sprejete 8.7.2009, objavljeno na spletu 16.7.2009