Rektorat, Strokovni delavec v visokošolski dejavnosti VII/2-I - Centralna pisarna GreenHer CoE – administrativna podpora

UNIVERZA V LJUBLJANI je v 100. letih razvoja utrdila svoj položaj kot največja in najboljša znanstveno raziskovalna in akademska institucija v Sloveniji, saj ustvarja, razvija, nudi in uporablja svoje znanje in strokovnost za reševanje nekaterih poglavitnih družbenih, gospodarskih in drugih vprašanj.

Če vas delo v takem okolju privlači, vam lahko na Univerzi v Ljubljani ponudimo delovno mesto, ki ga boste drugje težko dobili zaradi naših prednosti, kot so:

• delo v prijetnem, varnem in stimulativnem delovnem okolju,
• zanimivo in dinamično delo,
• možnost dodatnega izobraževanja,
• možnost razvoja vaših sposobnosti in znanj, osebni ter strokovni razvoj ter izmenjave izkušenj
• možnost občasnega dela od doma,
• na Univerzi v Ljubljani je veliko izzivov in posledično veliko priložnosti za dokazovanje. Poslovno okolje je zelo veliko, raznoliko in kompleksno: skoraj 40.000 študentov, 6.000 zaposlenih in 26 članic univerze,
• vpetost v mednarodno okolje, saj univerza veliko sodeluje tudi z drugimi mednarodnimi univerzami,
• možnost pridobivanja izkušenj na podlagi izmenjav na tujih univerzah,
• napredovanja v višji plačni razred skladno z zakonodajo za javni sektor,
• stimulativna odmera dni letnega dopusta,
• skrb za zdravje zaposlenih z različnimi programi rekreacije.

Članica UL: Tajništvo (Rektorat), Kongresni trg 12, 1000 Ljubljana, objavlja prosto delovno mesto:

Strokovni delavec v visokošolski dejavnosti VII/2-I - Centralna pisarna GreenHer CoE – administrativna podpora (m/ž)

• Šifra delovnega mesta: D057021, šifra R: 2.8.88
• Tarifni razred: VII/2
• Plačna podskupina: D5
• Organizacijska enota: Rektorat Univerze v Ljubljani, Kongresni trg 12, Ljubljana, GreenHer Center odličnosti
• Lokacija dela: Narodna in univerzitetna knjižnica, Turjaška 1, 1000 Ljubljana
• Število razpisanih delovnih mest: 1
• Vrsta zaposlitve: določen čas do 31. 1. 2032 zaradi dela na projektu GreenHer
• Delovni čas: polni delovni čas, 40 ur/teden
• Poskusno delo: 3 mesece
• Datum objave od: 26. 8. 2026
• Rok za prijavo: 16. 9. 2026
• Plača: osnovna plača se določi z uvrstitvijo v izhodiščni 23. plačni razred (kar vrednostno pomeni 2.424,22 EUR bruto, pri čemer je treba upoštevati še postopno odpravo nesorazmerij do leta 2028).
• Predviden začetek dela: 1. 11. 2026

Pogoji za zasedbo delovnega mesta:

• Zahtevana izobrazba:
  • specializacija po visokošolski izobrazbi (prejšnja) ustrezne smeri ali visokošolska univerzitetna izobrazba (prejšnja) ustrezne smeri ali magistrska izobrazba (2. bolonjska stopnja) ustrezne smeri
• znanje angleščine in osnovnih računalniških orodij
• delovne izkušnje niso zahtevane.
• zaželeno je poznavanje informacijskega sistema SAP in napredno znanje dela z Excelom (analize, preglednice, formule)

Opis delovnega mesta

Splošni opis:

• samostojno opravlja strokovne naloge zahtevnejših procesov
• pripravlja zahtevnejša poročila, sklepe in oblikuje stališča delovnega področja
• načrtuje in izvaja postopke poslovnega procesa
• samostojno išče rešitve in predlaga odločitve pri zahtevnejših vprašanjih
• spremlja spremembe področne zakonodaje, sledi drugim informacijam in novostim na svojem delovnem področju ter predlaga spremembe in izboljšave procesov,
• opravlja druge naloge, ki vsebinsko sodijo v širše področje delovnega mesta po nalogu nadrejenega

Podrobnejši opis:

Administrativni sodelavec v Centralni pisarni izvaja operativne, organizacijske in strokovno-tehnične naloge, ki zagotavljajo nemoteno delovanje Centra odličnosti. Skrbi za poslovno dokumentacijo, komunikacijo s študenti, raziskovalci, zaposlenimi in zunanjimi sodelavci ter nudi podporo vodstvu pri vsakodnevnih procesih.

• Ključne naloge na tem delovnem mestu vključujejo:
  • Upravljanje z dokumenti:
  • Prejemanje, evidentiranje, arhiviranje in odprema pošte ter vodenje uradnih evidenc.
  • Podpora zaposlenim: Posredovanje informacij, urejanje potrdil, priprava gradiv ter pomoč pri izvedbi postopkov, vodenje ustrezne dokumentacije in skrb za evidentiranje opravljenega dela, izobraževanje in uvajanje v delo novih sodelavcev.
  • Organizacija dela: Urejanje urnikov, usklajevanje sestankov, rezervacija prostorov ter priprava zapisnikov sej in komisij.
  • Finančno-materialno poslovanje: Priprava naročilnic, evidentiranje računov, spremljanje zalog pisarniškega materiala ter osnovni vnos podatkov v informacijske sisteme.
  • Promocija in obveščanje: Sodelovanje pri organizaciji dogodkov, konferenc ter pripravljanje vsebin za spletne strani, družbena omrežja in interna obvestila.
  • Upravljanje z raziskovalnimi podatki: Podpora pri vnosu, urejanju in dolgotrajnem hranjenju podatkov v raziskovalnih bazah ter zagotavljanje skladnosti z načeli odprte znanosti in standardi za varno ravnanje s podatki.
  • Dodatna administrativna dela za dejavnosti Centra in opravljanje drugih del in nalog, ki ustrezajo izobrazbi in izkušnjam, ki sodijo v širše strokovno področje delovnega mesta po navodilu nadrejenega.

Odgovornosti:

• odgovoren za postopke in ukrepe, ki imajo pomemben vpliv na poslovanje
• odgovoren za vpliv na pravočasnost in pravilnost izvedbe povezanih delovnih procesov 
• za svoje delo odgovarja nadrejenemu

Elektronske vloge z življenjepisom in dokazili o izpolnjevanju pogojev naj kandidati/ke v razpisnem roku pošljejo na elektronski naslov: rektorat@uni-lj.si

Kandidati se morajo ob oddaji vloge obvezno sklicati na številko zadeve: 103-37/2026.

Univerza v Ljubljani spodbuja enakost spolov pri zaposlovanju in delu.

Pogodba o zaposlitvi se lahko sklene le s kandidatom, ki izpolnjuje pogoje za zasedbo delovnega mesta.

Delodajalec si pridržuje pravico, da v skladu s pogodbeno svobodo po 24. členu ZDR-1, kandidata ne izbere, čeprav izpolnjuje pogoje.