Načrtovanje vaše Erasmus+ izmenjave

Konec novembra/začetek decembra

Univerzitetna služba za mednarodno sodelovanje (USMS) objavi Javni razpis za zbiranje kandidatov za izmenjave študentov za študij v programu Erasmus+ za naslednje študijsko leto. Razpis objavi na spletnih straneh Univerze v Ljubljani (UL) in ga posreduje vsem 26 članicam.

Konec novembra/začetek decembra–konec januarja

Mednarodne službe na članicah UL objavijo Javni razpis za zbiranje kandidatov za izmenjavo študentov za študij v programu Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na izmenjavo kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. 

V tem času na članicah UL potekajo tudi informativni dnevi na temo Erasmus+.

Sredina februarja

Mednarodne službe na članicah USMS posredujejo tabelo z izbranimi kandidati za izmenjavo za študij v programu Erasmus+ za naslednje študijsko leto.

Druga polovica februarja–konec aprila

Obdobje, v katerem članice UL izbrane študente nominirajo na institucije v tujini. Po nominacijah študenti s strani tuje institucije prejmejo vse relevantne informacije in potrebne dokumente. Po prejemu le-teh je študent dolžan začeti sestavljati Learning agreement (Študijski sporazum), pri čemer mu pomagajo Erasmus+ koordinatorji.

USMS izbranim študentom pošlje elektronsko sporočilo z vsemi potrebnimi informacijami v zvezi s spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo.  

Junij

S 1. junijem se začne obdobje upravičenosti za izmenjavo študentov za študij v programu Erasmus+ in traja do 30. septembra naslednje leto. 

Junij–sredina oktobra

Obdobje, v katerem študenti, ki bodo izmenjavo opravljali v prvem semestru ali celo leto, pravočasno izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo ter prejmejo pogodbo in izplačilo prvega dela sredstev.

Študenti morajo v najkrajšem možnem času po pričetku izmenjave USMS posredovati potrdilo o pričetku izmenjave. 

Prva polovica septembra

V primeru razpoložljivih sredstev USMS objavi Naknadni javni razpis za izmenjavo študentov za študij v programu Erasmus+. Razpis objavi na spletnih straneh UL in ga posreduje vsem 26 članicam. 

Študenti, ki se prijavijo in so izbrani na naknadnem razpisu, lahko na izmenjavo odidejo zgolj v poletnem semestru.

Prva polovica septembra–sredina oktobra

Mednarodne službe na članicah UL objavijo Naknadni javni razpis za izmenjavo študentov za študij v programu Erasmus+ na svojih spletnih straneh vključno z morebitnimi dodatnimi merili in ostalimi informacijami. Razpis mora biti na članicah UL odprt najmanj 5 tednov. Študent, ki želi oditi na izmenjavo kot Erasmus+ študent, mora izpolniti spletno prijavo v skladu z navodili članice do datuma, ki ga določi matična članica. 

Mednarodne službe na članicah UL posredujejo USMS tabelo z izbranimi kandidati na naknadnem razpisu za izmenjavo študentov za študij v programu Erasmus+ do predvidoma sredine oktobra.

Druga polovica oktobra–konec novembra

Obdobje, v katerem članice UL izbrane študente na naknadnem razpisu nominirajo na članice v tujini. Po nominacijah študenti s strani tuje institucije prejmejo vse relevantne informacije in potrebne dokumente. Po prejemu teh dokumentov/informacij je študent dolžan začeti sestavljati Learning agreement (Študijski sporazum), pri čemer mu pomagajo Erasmus+ koordinatorji.

USMS izbranim študentom iz naknadnega razpisa pošlje elektronsko sporočilo z vsemi potrebnimi informacijami v zvezi s spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo.  

November–začetek marca

Obdobje, v katerem izbrani študenti, ki bodo izmenjavo opravljali v drugem semestru, pravočasno izpolnijo spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo ter prejmejo finančno pogodbo in izplačilo prvega dela sredstev.

Študenti morajo v najkrajšem možnem času po pričetku izmenjave USMS posredovati potrdilo o pričetku izmenjave.

Začetek decembra

V primeru, da je na voljo še dovolj finančnih sredstev, USMS študente, ki so odšli na izmenjavo v zimskem semestru po elektronski pošti obvesti o možnosti podaljšanja izmenjave iz enega na oba semestra. 

Rok za podaljšanje izmenjave je predvidoma do konca januarja. Študenti za Erasmus+ dotacijo za čas podaljšanja zaprosijo tako, da v spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo naložijo vso potrebno dokumentacijo. 

Sredina decembra

USMS študentom iz prvotnega razpisa, ki izmenjavo opravljajo v prvem semestru, na elektronsko pošto pošlje natančne informacije o poročanju po končani Erasmus+ izmenjavi.

Sredina decembra–začetek aprila

Obdobje, ko študenti, ki so izmenjavo opravljali v zimskem semestru, v spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo naložijo potrebne zaključne dokumente.

Rok za oddajo zaključne dokumentacije je 30 dni po končani izmenjavi.

Po oddaji vse potrebne zaključne dokumentacije študent prejme drugi del sredstev.

Maj

USMS študentom iz prvotnega in naknadnega razpisa, ki izmenjavo opravljajo v drugem semestru in celo leto, na elektronsko pošto pošlje sporočilo o poročanju po končani Erasmus+ izmenjavi.

Maj–konec oktobra

Obdobje, ko študenti, ki so izmenjavo opravljali v poletnem semestru oz. celo leto, v spletno prijavo za Erasmus+ dotacijo nalagajo potrebne zaključne dokumente.

Rok za oddajo zaključne dokumentacije je 30 dni po končani izmenjavi.

Po oddaji vse potrebne zaključne dokumentacije študent prejme drugi del sredstev.