Smernice za strokovne delavce
Ta razdelek je namenjen vodstvu ter strokovno-tehničnemu in administrativnemu osebju Univerze v Ljubljani, vključno z zaposlenimi v tajništvih, referatih, kadrovskih, finančno-računovodskih, pravnih, IT-, knjižničnih, mednarodnih, komunikacijskih in drugih strokovnih službah. Namen razdelka je podpreti odgovorno, varno in učinkovito uporabo UI pri administrativnem, organizacijskem, strokovnem in vodstvenem delu, ob hkratnem varovanju podatkov, institucionalne verodostojnosti, pravne skladnosti in kakovosti odločanja.
Dodatne smernice za strokovne delavce
-
Za strokovno in administrativno delo se prednostno uporabljajo priporočena UI-orodja
Za strokovno in administrativno delo se prednostno uporabljajo priporočena UI-orodja, saj omogočajo večjo varnost podatkov, jasnejša pravila uporabe in boljši nadzor nad vsebinami. Uporaba javno dostopnih in nepreverjenih orodij naj bo omejena na nizkotvegane naloge, pri katerih se ne uporabljajo osebni, interni, zaupni ali drugače varovani podatki. Pred začetkom uporabe novega UI-orodja se priporoča posvetovanje z IT-službo.
-
V zunanja javna UI-orodja se ne vnašajo osebni, občutljivi, zaupni, interni ali drugače varovani podatki
V zunanja javna UI-orodja se ne vnašajo osebni, občutljivi, zaupni, interni ali drugače varovani podatki, kot so podatki o študentih in zaposlenih, kadrovske evidence, finančni podatki, pogodbeni in pravni dokumenti, podatki iz pritožbenih, disciplinskih ali drugih postopkov ter nejavni ali zaupni dokumenti.
-
UI uporabljamo kot podporo, ne kot nadomestilo za lastno delo
Ustrezna uporaba vključuje pripravo osnutkov dopisov, poročil, zapisnikov, sklepov, e-sporočil, projektnih časovnic, struktur dokumentov, povzetkov, prevodov in jezikovnih prilagoditev, kadar so izpolnjeni pogoji iz teh smernic. Končna vsebina, pravilnost podatkov, ustreznost tona in skladnost z veljavnimi pravili so vedno odgovornost zaposlenega, ki vsebino uporabi. Kadar UI pomembno vpliva na pripravo strokovnih ali uradnih dokumentov, mora biti njena uporaba ustrezno dokumentirana ali razkrita.
-
Vsako vsebino, pripravljeno s pomočjo UI, je treba pred uporabo preveriti
Pred objavo ali uporabo v uradnem postopku je treba posebej preveriti točnost in popolnost informacij, morebitne pristranskosti, pravno in postopkovno podlago, skladnost z institucionalnim tonom in s pravili UL oziroma članice. To velja zlasti za pravilnike, mnenja, sklepe, razpise, pogodbe, uradna obvestila in druge formalne dokumente.
-
UI se ne uporablja kot edina ali odločilna podlaga za odločitve o posameznikih
To velja zlasti pri zaposlovanju, napredovanju, ocenjevanju zaposlenih, reševanju pritožb ali sporov, disciplinskih zadevah, finančnih odločitvah ali drugih postopkih, ki lahko vplivajo na pravice, obveznosti ali položaj posameznika. UI se lahko uporabi kot podporno orodje, odločitev pa vedno sprejme odgovorna oseba.
-
Pri pripravi zapisnikov, povzetkov in analiz sestankov je potrebna posebna previdnost
Pred uporabo UI je treba presoditi, ali sestanek vsebuje osebne, zaupne, interne ali drugače varovane podatke. Nepooblaščeni ali nepreverjeni avtomatski »UI-zapisnikarji« se ne uporabljajo. Če se UI uporablja za analizo anket, zadovoljstva uporabnikov ali drugih povratnih informacij, je treba preveriti, ali gre za osebne ali drugače varovane podatke, sodelujoče po potrebi vnaprej obvestiti o uporabi UI in rezultate kritično interpretirati.
-
Pri komuniciranju, odnosih z javnostmi, spletnih vsebinah in obvestilih se ohranja uredniški nadzor
UI se lahko uporablja za ideje, osnutke, preoblikovanje besedil, poenostavitev vsebin, prilagoditev dolžine, izboljšanje dostopnosti, prevode in prilagoditve različnim ciljnim skupinam, ne pa kot nenadzorovan generator končnih objav. Končno vsebino vedno pregleda odgovorna oseba.
-
Pri uporabi UI v komunikaciji je treba varovati transparentnost in verodostojnost
Prepovedana je uporaba UI na način, ki bi lahko zavajal glede izvora, pristnosti ali pomena vsebine, na primer globoki ponaredki (angl. deepfake), umetno ustvarjeni glasovi ali slike brez ustreznega pojasnila. Posebej previdna mora biti uporaba slik, videa in zvoka. Ne ustvarjajo se lažne, zavajajoče ali nepreverjene informacije.
-
Pri prevajanju uradnih dopisov, obvestil, pravil in drugih formalnih besedil se UI uporablja previdno
Končno besedilo je treba primerjati z izvirnikom ter preveriti terminologijo, pomen, slog in morebitne dvoumnosti.
-
Spodbujanje k odgovorni in kritični uporabi
Vodstvo spodbuja zaposlene k odgovorni, kritični in varni uporabi UI, udeležbi na usposabljanjih, izmenjavi dobrih praks in premišljenemu uvajanju UI v delovne procese.
-
Podpora zaposlenim
IT- in druge strokovne službe naj sodelujejo pri zagotavljanju varne uporabe UI, npr. pri izboru in odobritvi orodij, pripravi navodil, podpori zaposlenim, izvedbi usposabljanj za varno in učinkovito uporabo UI.